Обов’язки управителя салоном краси

Tuesday May 28th, 2019

12368

Ефективна робота салону краси залежить не тільки від професіоналізму майстрів. Важливу роль в успіху салону грає управитель, представник і права рука власника бізнесу. Саме від нього залежить, наскільки якісно будуть надаватися послуги (навіть при найкращих майстрах), чи будуть клієнти повертатися в салон, чи будуть співробітники затримуватися надовго і взагалі чи буде бізнес успішним взагалі.

У цій статті ми розглянемо, що саме входить в обов’язки управителя салоном краси, якими знаннями та навичками він повинен володіти і як оцінити ефективність роботи цієї людини.

Також рекомендуємо прочитати статтю “Обов’язки адміністратора салону краси: завдання та інструменти для їх виконання”.

Хто такий управитель салоном краси?

Управитель салоном краси — це керівник, який налаштовує і підтримує всі процеси в салоні. Підбір співробітників, залучення клієнтів, утримання клієнтів, облік товарів і фінансів, контроль якості послуг, що надаються — всі ці та багато інших сфер входять в його компетенцію.

За функціональними обов’язками можна виділити два види управителів салонами краси: стратегічний (операційний) і антикризовий (оперативний). В ідеальній ситуації, обидві функції може виконувати один і той же менеджер, але на практиці частіше за все в салоні працює стратегічний управитель, вдаючись до допомоги антикризового за потребою. Розглянемо докладніше чим відрізняються дані типи.

Операційний управитель

Головне завдання цієї людини — підтримувати щоденну роботу салону, її стабільність і ефективність. Стежити за якістю процесів, вести звітність і документацію, розв’язувати поточні питання з клієнтами та персоналом. Впроваджувати інноваційні ідеї, придумувати стратегії розвитку бізнесу, вносити зміни у звичний хід роботи — це, як правило, не його коник.

На таку позицію потрібна людина уважна, в чомусь навіть педантична, яка здатна ретельно стежити за щоденними процесами, забезпечувати стабільність роботи та вчасно помічати недоліки в цих процесах.

Антикризовий управитель

Сама назва посади наштовхує на думку, що це людина, яка буде залучена до роботи в критичній ситуації. Однак робота такого управитель необхідна не тільки в разі падіння прибутку в салоні або погіршення репутації. Антикризового керівника можна залучати й для творчих завдань в «мирний час». Наприклад, коли робота салону йде стабільним напрямком, є постійний прибуток, хороший потік клієнтів — і потрібен ковток свіжого повітря. Нові ідеї, які допоможуть збільшити прибуток або, як мінімум, не відставати від новин індустрії.

Потрібно розуміти, що операційний і антикризовий управитель — це два різних психологічні типи. У другому випадку, потрібна людина з широким кругозором, який постійно стежить за новинками у світі салонного бізнесу, володіє фантазією і здатністю генерувати нестандартні ідеї. Він може бути не настільки ефективний в роботі з повсякденними процесами, але це і не його завдання.

Основні завдання та обов’язки управителя салоном краси

Ми вже говорили трохи про те, які завдання входять в компетенцію управителя — в першу чергу, операційного. Тепер розгляньмо більш докладно.

Планування

Однією з найважливіших обов’язків управителя салоном краси є планування і контроль роботи салону.

Управитель планує порядок роботи на поточний день, ставить плани з продажу, конверсії, середній чек; визначає кількість клієнтів, розподіляє завдання серед персоналу.

У плануванні на довгострокову перспективу управитель також складає план навчання для персоналу, закупівлю та амортизацію обладнання, залучення нових клієнтів і інші важливі елементи роботи салону.

На початковому етапі роботи салону краси можливо планування в неформальному вигляді, але з розвитком бізнесу плани необхідно документально оформляти та вносити зміни, згідно зі змінами в процесах.

Детальніше про створення бізнес-плану читайте в статті “Як відкрити салон краси та не збанкрутувати: створюємо бізнес-план”.

Виконання та коригування планів

Управитель контролює виконання планів, при необхідності коригує їх. Мета коригувань — забезпечити кращий рівень клієнтського сервісу, підвищення якості обслуговування клієнтів та зростання прибутку.

Наприклад, після робочого дня управитель фіксує результат по сервісу, продажу, при необхідності коригує роботу співробітників, дає інструкції, вирішує виниклі складнощі в роботі.

Управління процесами в салоні

Господарський контроль

Робота управителя салоном краси передбачає відповідальність за господарські виробничі процеси. Процеси містять:

контроль збереження обладнання,
дотримання правил пожежної та особистої безпеки,
дотримання санітарно-гігієнічних вимог,
контроль технічного обслуговування обладнання,
організація роботи з постачальниками,
організація регулярної інвентаризації складу,
взаємодія з органами влади, що контролюють роботу салону.

Фінансово-економічний контроль

Управитель керує діяльністю салону, несучи відповідальність за результати цієї діяльності та досягнення запланованих фінансових показників. В обов’язки входить планування бюджету салону краси, постійне оновлення даних про витрати й доходи (наприклад, щодня, щомісяця і щокварталу) та оптимізація цих показників.

Діловодство

Управитель контролює ведення документації та надає звіти про діяльність салону краси власнику.

Важливо враховувати, що документація — це не тільки те, що стосується податкової та фінансової звітності, але також інструкції, графіки роботи, звіти по діяльності салону, плани й всі інші документи, які дозволяють контролювати роботу бізнесу.

У цьому дуже допомагає використання сучасних систем, таких як Beauty Pro, які автоматизують безліч звітів і беруть на себе підрахунок статистики. Це набагато зручніше, ніж окремі документи та таблиці.

Розподіл завдань між співробітниками

Управитель відповідає за розподіл завдань між співробітниками, веде облік персоналу, включаючи зарплати та робочі графіки, здійснює пошук і навчання співробітників за потреби. Наймає та звільняє персонал, затверджує графік відпусток, посадові та виробничі інструкції.

Вимоги до кандидатів

Які якості є ключовими при виборі управителя для салонного бізнесу? Ось короткий «портрет» керівника, на який можна орієнтуватися, складаючи тест вакансії та проводячи співбесіди.

Особисті якості

Активна життєва позиція — здатність самостійно ініціювати дії та розв’язувати проблеми, які виникають, а не чекати вказівок.
Організаторські здібності — можливість впорядковувати процеси та залучати до них інших людей (співробітників салону).
Орієнтованість на зростання і результат. Ця людина повинна мислити категоріями цілей і етапів їх досягнення, а не процесів і старань.
Раціональне мислення. У бізнесі зі сфери краси багато будується на емоційному сприйнятті, тільки не для управителя. У нього все має бути під контролем.
Стресостійкість. Непередбачені ситуації трапляються дуже часто і важливо, щоб управитель при цьому не втрачав самовладання і тверезість мислення.
Лідерські якості. Щоб робота управителя була ефективною, потрібно, щоб співробітники його слухалися — і не тільки зі страху отримати штраф.
Відповідальність і пунктуальність. Важливо, щоб людина вміла не тільки теоретизувати в планах, але і своєчасно виконувати всі взяті на себе зобов’язання.
Мотивованість і енергійність. Управитель — це «двигун» всього бізнесу. Від того, наскільки він втягується в роботу і скільки сил їй приділяє, залежить дуже багато чого.

Компетенції та практичні навички

Попередній досвід роботи адміністратором і позитивні рекомендації.
Великі знання в предметній області — як щодо салонного бізнесу, так і по управлінню ним.
Знання законів щодо бізнесу та охорони праці; вміння взаємодіяти з органами, які контролюють.
Стратегії розвитку салону, відстеження останніх тенденцій в цій галузі.
Базові знання економіки та маркетингу. Володіння інструментами залучення й утримання клієнтів.
Знання правил і методів організації обслуговування клієнтів. Уміння ці правила впроваджувати в життя.
Різні методи мотивації персоналу (не тільки фінансові).
Аналітика продажів і взагалі робота зі статистичними даними.
Управління адміністративно-господарською діяльністю салону.
Рішення конфліктних ситуацій — як з клієнтами, так і зі співробітниками.
Цілепокладання, планування і, що не менш важливо, реалізація цих планів.

Такий базовий набір якостей і навичок людини, якій можна довірити розвиток свого бізнесу. Звичайно ж, власник салону може доповнювати цей список відповідно до власних вподобань, але все ж слід орієнтуватися на ці загальні характеристики, які дозволять уникнути безліч помилок.

Як оцінити ефективність роботи управителя

Підсумкова мета будь-якого власника салону краси — зростання прибутку, який і є найважливішим показником ефективності роботи керівника. При цьому, як правило, дохід самого управителя ставиться в залежність від результатів (більше прибутку — більше зарплата). Це одночасно і мотивує на досягнення вищих цілей, і позбавляє від можливого розчарування, коли зростання результатів ніяк не відбивається на особистому доході людини, який ці результати забезпечив.

Для вимірювання досягнення цілей бізнесу застосовуються показники виконання KPI (Key Performance Indicators). Критерії ефективності роботи управителя салоном краси збираються в єдиний коефіцієнт результативності, який є підставою для розрахунку заробітної плати. У ці показники можуть входити:

Оборот;
Чистий прибуток;
Кількість нових і постійних клієнтів;
Кількість продажів (як послуг, так і товарів);
Успішне впровадження нових послуг ;
Зниження витрат.

Все це залежить від роботи управителя салоном краси та стає ключовими факторами в оцінці його ефективності.

Інструменти, якими користується управитель салоном краси

У багатьох салонах управителі все ще користуються розрізненими інструментами: таблицями Excel, системами обліку власної розробки, а то і зовсім паперовими записами. Такий підхід значно ускладнює як роботу управителя, так і взагалі роботу і розвиток салону. Перш за все, через фізичний час, необхідний на заповнення документів і звітів. Крім того, через імовірність помилок і взагалі людського фактора.

Щоб налагодити чітку роботу і допомогти управителю збільшити прибуток вашого салону, використовуйте комплексну систему управління Beauty Pro, яка розроблена спеціально для салонів краси. Вона об’єднує в собі функції всіх необхідних інструментів, які раніше використовували окремо, і дозволяє:

Вираховувати клієнтів, зберігати та легко отримувати важливу інформацію про відвідування;
Автоматизувати запис клієнтів, нагадування про відвідування та виписку чеків;
Автоматизувати облік фінансових потоків: продажу товарів і послуг, надходження нових товарів, облік складських залишків і т. д.
Керувати співробітниками та в лічені хвилини розраховувати зарплати й премії;
Аналізувати ефективність окремих співробітників і цілих напрямків діяльності салону;
За лічені хвилини розраховувати зарплати, навіть якщо у вас співробітники працюють за різними фінансовими схемами;
І отримувати понад 150 різних звітів автоматично, без необхідності ручного введення даних або підрахунку.

Встановіть безкоштовно програму для салону краси Beauty Pro, щоб оцінити її переваги.

Також рекомендуємо прочитати статтю “Автоматизувати, не можна помилувати: Заощаджуємо 90 годин в місяць, керуючи салоном краси з Beauty Pro CRM”.