Автоматизировать, нельзя помиловать: Экономим 90 часов в месяц, управляя салоном красоты с Beauty Pro CRM

Views 847

Вы замечали сколько времени отнимают, казалось бы, небольшие рутинные задачи в салоне красоты? 3 минуты на напоминание клиенту о записи,

10 минут на подготовку отчета в конце дня, 5 минут на приглашение клиента на повторный визит, 5 минут на поиск информации о клиенте — незначительные затраты на первый взгляд. Однако в масштабе месяца они составляют существенную часть рабочего времени как администратора, так и руководителя.

 

Выполнение этих и других обязательных процессов в ручном режиме нерационально: вместо управления бизнесом, тестированием новых гипотез и развитием компании вы тратите бесценное время на микроменеджмент. Решение проблемы есть — использовать профильное программное обеспечение для упрощения большинства процессов и повышения их эффективности.

 

Автоматизация ежедневных бизнес-процессов поможет вам экономить самый ценный ресурс — время. Кроме того, автоматизация салона позволит вам избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, которые приводят к дополнительным затратам и убыткам, а также управлять бизнесом на основе точных данных и глубокой аналитики, принимая верные и взвешенные решения.

 

В этой статье мы расскажем о том, как вы можете сэкономить 90 часов в месяц и повысить производительность всей команды, используя Beauty Pro CRM. 

 

Как Beauty Pro CRM экономит рабочее время?

 

 

Систематизация информации о клиентах и их предпочтениях, установка и контроль выполнения задач сотрудникам, уведомления клиентов о запланированном визите, приглашения на повторные визиты, подготовка отчетов, начисления зарплат с учетом всех возможных схем оплаты труда — вот лишь несколько примеров того, что вы можете доверить Beauty Pro CRM и переключиться на выполнение других важных задач. 

 

Рассмотрим подробнее на примере различных задач руководителя и администратора салона красоты, сколько времени можно сэкономить автоматизируя их выполнение?

 

Упорядоченная информация о клиентах экономит 7.5 часов в месяц

 

 

Если вы храните данные о клиентах в блокнотах или таблицах, поиск нужной информации превращается в сложный квест. Например, клиент просит записать его к тому же мастеру, у которого он был в прошлый раз, но не запомнил имя. Либо у клиента аллергия на определенный продукт, но он забыл упомянуть об этом при записи — в результате окрашивания вы получаете недовольного клиента с приступом аллергии. 

 

Без системного подхода к ведению базы данных клиентов невозможно обработать так много информации и учесть ее, чтобы избежать ошибок. Кроме того, вы тратите минимум 15 минут на поиск нужных данных в своих записях.

 

С помощью Beauty Pro CRM у вас всегда под рукой не только базовая контактная информация о клиентах, но и такие данные как:

 

  • История визитов и покупок каждого клиента — позволяет существенно ускорить поиск информации при записи клиента, а также предлагать те услуги и товары, которые клиент приобретет с более высокой вероятностью.
  • Медицинская карта клиентов — содержит сведения об аллергиях, противопоказаниях и других особенностях. Сэкономит время на выяснение подробностей и предостережет от возможных последствий. 
  • Фотофиксация процедур — фото до и после, наглядные результаты процедур. 
  • Гибкая автоматическая сегментация клиентов — поможет сформировать различные целевые аудитории, сформировать актуальные для клиентов предложения и настроить рекламные кампании.
  • История клиента (покупки, посещения, другая полезная статистика) — автоматически обновляется после осуществления продажи в сервисе.

 

При автоматизации базы вы не только экономите время на сбор информации перед процедурой, но и имеете быстрый доступ к истории покупок и услуг, примечаниям и противопоказаниям. Это дает неограниченные возможности в повышении лояльности клиентов и улучшении сервиса. 

 

Подробнее об эффективном учёте клиентов читайте в нашей статье Как правильно вести клиентскую базу салона красоты?

 

Удобное электронное расписание экономит 7.5 часов в месяц 

 

 

Запись клиента на услугу — принять звонок, выяснить данные, найти окно для визита — в среднем занимает 5 минут рабочего времени администратора. Кроме того, легко допустить ошибку в расчете клиента в ручном режиме, когда приходится держать в голове акции и персональные скидки.

 

С Beauty Pro CRM запись и расчет клиента длится менее минуты, а возможность допускать ошибки сведена к минимуму. Электронный журнал позволяет:

 

  • В 2 клика найти информацию о клиенте,
  • Быстро найти свободный слот времени,
  • Минимизировать ошибки в расписании,
  • Учесть все скидки и программы лояльности при расчёте,
  • Быстро рассчитать клиента. 

 

Онлайн-запись экономит 5 часов в месяц

 

 

Еще один инструмент автоматизации записивиджет онлайн-записи. Клиенты смогут записываться самостоятельно, не тратя свое время на звонки и переписки с администраторами салона. Это позволит снизить нагрузку на телефонные линии и мессенджеры, и освободит вам до 5 часов в месяц.

Вы сможете разместить виджет онлайн-записи для быстрого доступа на сайте, в социальных сетях Facebook, Instagram, картах Google Maps и 2GIS, на сайтах-каталогах салонов красоты, и сайтах-агрегаторах таких, как Mybeauty.ua, Barb.ua, Relax.ua. 

 

Главные выгоды онлайн-записи: 

 

  • Клиенты имеют возможность записаться в любое удобное время, даже, когда салон не работает.
  • Администратор не тратит время на прием и обработку заявки.
  • Клиентская база салона пополняется автоматически.
  • Вы получаете дополнительное конкурентное преимущество — больше заявок, чем ваши конкуренты, у которых нет онлайн-записи.

 

Мобильное приложение для сотрудников экономит 7 часов работы в месяц

 

 

Ежедневно в салоне красоты создается множество записей к различным мастерам. Каждый специалист должен знать, когда у него запись, какую процедуру он будет выполнять, особенности клиента, и другую важную информацию. 

 

При ручном управлении салоном часто возникает путаница: накладки в расписании, не синхронизированность администратора с мастером. Например, администратор забыл сообщить о записи, или ее переносе. Кроме того мастера могут оказаться неподготовленными к приему клиента из-за незнания его истории и противопоказаний. Либо мастера тратят дополнительное время на уточнение графика с администратором. 

 

Beauty Pro CRM поможет вам раз и навсегда забыть о проблемах в координации команды и сэкономить время с помощью мобильного приложения для сотрудников. 

 

Благодаря этому удобному инструменту, мастера могут самостоятельно просматривать:

 

  • График и записи,
  • Какие услуги будут сегодня оказывать,
  • Историю, предпочтения и примечания по клиенту,
  • Изменения и обновления своего расписания.

 

Сотрудники мгновенно получают уведомления о записях и изменениях в них, что исключает возможность накладки в расписании.

 

Координация сотрудников в среднем отнимает 15 минут в день, так что общая экономия рабочего времени с инструментами Beauty Pro CRM составит 7,5 часов в месяц. 

 

Интеграция с IP-телефонией экономит 10 часов в месяц

 

 

Много времени забирает и работа со входящими и исходящими звонками: в среднем в салон поступает 30-50 звонков. При использовании IP-телефонии обработка звонков происходит в разы быстрее и удобнее.

 

IP-телефония дает вам такие преимущества:

 

  • При получении звонка программа автоматически откроет профиль клиента, что экономит время на выяснение нужной информации и повышает уровень обслуживания. 
  • Звонки производятся в один клик — просто нажмите кнопку вызова в интерфейсе.
  • Упущенные звонки фиксируются, что минимизирует риск потери клиента. 
  • Запись формируется намного удобнее и быстрее.

 

Подробнее о преимуществах IP-телефонии вы можете прочитать в нашей статье: IP-телефония с Beauty Pro. Увеличьте продажи и повысьте качество сервиса в своем салоне.

 

Автоматические уведомления экономят 15 часов работы

 

 

Ежедневно администратору салона красоты приходится отправлять десятки уведомлений. Это необходимо для того, чтобы поддерживать рабочий график салона:  напомнить клиентам о визите, оповестить мастеров о переносе, и т.д. А также, для улучшения качества сервиса: клиентам приятно, когда о них заботятся и проявляют внимание. Например, поздравляя с Днем Рождения в персонализированном сообщении.

 

Рассылка сообщений вручную отнимает в среднем 1-2 минуты на каждое уведомление, то есть не менее 30 минут рабочего времени в день!

 

Beauty Pro CRM сэкономит время, позволяя автоматически отправлять:

 

  • Подтверждение и детали записи,
  • Напоминания клиентам о записи, 
  • Уведомления об отмене, или изменении времени записи,
  • Поздравления с днем рождения для клиентов, 
  • Оповещение о записи для мастеров.

 

Таким образом, можно не только сэкономить до 15 часов работы администратора в месяц, но и минимизировать ошибки, обусловленные человеческим фактором и повысить лояльность клиентов. 

 

Автоматизация сбора отзывов экономит 5 часов в месяц

 

 

Обратная связь от клиентов очень важна для понимания зон роста и дальнейшего развития салона.

 

Автоматический сбор отзывов с помощью Beauty Pro CRM дает вам возможность:

 

  • Экономить время на сбор отзывов,
  • Получать быструю обратную связь от клиентов,
  • Оперативно реагировать на негативные отзывы, 
  • Предотвращать повторение инцидентов в будущем,
  • Увеличить возвращаемость клиентов,
  • Помогать первичным клиентам сделать правильный выбор.

 

Генератор повторных визитов экономит 8 часов в месяц

 

 

Возвращаемость клиентов — один из наиболее важных факторов в салонном бизнесе. Beauty Pro CRM поможет сэкономить время администратора, которое он тратит на приглашения клиентов к повторным визитам (поиск в базе, прозвон, поиск свободного места для записи). 

 

В программе устанавливается автоматический расчет периодичности услуг: например, 14 дней на обновление маникюра, 30 дней стрижка, и т.д. Клиент получает напоминание о записи и ему остается лишь выбрать подходящее время из предложенного. 

 

Также, количество повторных визитов часто падает из-за несистемного подхода администратора и человеческого фактора. Проще говоря, администратор может забыть пригласить клиента на следующий визит после оказания услуги. Автоматизация этого процесса полностью исключает такой риск.

 

Автоматизация работы со складом экономит 4 часа в месяц

 

 

Работа со складом отнимает много времени и внимания. Контроль расхода материала — необходимо ежедневно следить, чтобы у мастеров хватало продукции для работы. Своевременная коммуникация и расчеты с поставщиками — если забыть вовремя заказать и оплатить недостающий товар, то не избежать сорванных записей. Все это не только забирает много сил и энергии, но и зачастую приводит к ошибкам и наносит ущерб работе всего салона. 

 

Beauty Pro CRM также помогает сократить время на работу со складом и избежать ошибок, а именно:

 

  • Ускорит проведение инвентаризации,
  • Экономит время на заказ новых товаров — вам больше не нужно искать, что заканчивается, программа напомнит о необходимости заказа товара,
  • Автоматически спишет проданные товары,
  • Учтет материалы, использованные при оказании услуги,
  • Упростит работу с накладными,
  • Систематизирует взаиморасчеты с поставщиками.

 

Автоматическая подготовка отчетов экономит 5 часов в месяц 

 

 

Ежедневно администратор тратит в среднем 10 минут на создание отчетности для руководителя. Программа поможет освободить это время и автоматически создаст необходимые отчеты:

 

  • Отчет о выручке и затратах,
  • Отчет о продаже услуг и товаров,
  • Отчет о дневной загрузке салона,
  • Отчет о записях на завтрашний день,
  • Отчет о клиентах. 

 

Кроме того, Beauty Pro CRM автоматически отправит нужные отчеты руководителю. Время руководителя также можно экономить с помощью программы. 

 

Автоматический расчёт зарплат экономит от 4 часов

 

 

При начислении заработной платы сотрудникам вручную на это может уходить от 0,5 до 2 рабочих дней руководителя. При сложных схемах начисления, для разных сотрудников необходимо учитывать множество факторов. Например, скидки, расходные материалы, и т.д., а это существенно усложняет задачу и занимает много времени.

 

Beauty Pro CRM поможет:

 

  • Минимизировать время на подсчеты,
  • Учитывать расходные материалы, плановую себестоимость и скидки клиента,
  • Использовать разные схемы расчета зарплаты для разных услуг,
  • Настроить премии за продажи, рекомендации и выполнение планов.

 

И конечно же, программа предотвратит ошибки в расчетах

 

Понятные отчеты и аналитика экономит 8 часов в месяц

 

 

Цифры — основа управления вашим салоном. Детализированные отчеты крайне важны для объективной оценки состояния бизнеса. 

 

Необходимо собирать и анализировать такие данные как эффективность работы мастеров, какие рекламные каналы приносят больше всего прибыли, и другое. Делать это вручную трудоемко, и в случае снижения выручки или выявлении недостач, вы потратите уйму времени для поиска причины. 

 

Без CRM системы, на анализ эффективности работы у руководителя могут уходить 1-2 рабочих дня каждый месяц. 

 

С помощью Beauty Pro CRM вы можете экономить время на таких задачах:

 

  • Анализировать рентабельность услуг и товаров,
  • Выявлять наиболее популярные товары и услуги,
  • Анализировать эффективность работы персонала,
  • Отслеживать показатели удержания клиентов,
  • Анализировать загруженность салона,
  • Получать аналитику работы программ лояльности и акций,
  • Отслеживать эффективность рекламных кампаний. 

 

Подробнее об отчетах советуем прочитать в нашей статье Отчетность в салоне красоты. Топ-10 самых полезных отчетов для руководителей.

 

Установка и контроль выполнения задач экономит 5 часов в месяц

 

 

Много времени и внимания руководителя отнимает постановка задач сотрудникам и контроль их выполнения. Поставленная устно задача — потерянная задача. А кроме того, необходимо помнить, кому и что было назначено. 

 

С помощью Beauty Pro CRM вы можете сократить время работы и прямо в программе:

 

  • Устанавливать задачи,
  • Назначать ответственное лицо,
  • Добавлять комментарии и теги клиентов,
  • Контролировать выполнение задачи. 

 

Подводя итог: ручное управление снижает производительность и съедает огромное количество рабочего времени. Для эффективного управления салоном красоты идеальным решение будет автоматизировать все бизнес-процессы, которые возможно. Установите Beauty Pro CRM и перестаньте тратить свое время на рутину. 

 

Please wait...

Автор: Анастасия Крыжановская

Маркетолог, копирайтер, журналист с опытом более 10 лет. Изучала маркетинг по курсам Уортонской бизнес-школы и Университета Пенсильвании. Контент-маркетолог в проекте Beauty Pro.


Похожие статьи: