Как упростить работу администратора салона красоты: автоматизация и CRM
3104
Администратор — одна из важнейших должностей в салоне красоты. Именно он связующее звено всей команды, а также ответственный за десятки ключевых процессов в салоне: запись, контроль выхода персонала, общение с клиентами, работа с финансами, и многое другое.
Работу админа нельзя заменить, однако ее можно существенно облегчить. Ведь именно от того, насколько удобно администратору работать и выполнять свои функции — зависит успех салона. В этой статье мы разберем, почему CRM — главный помощник администратора салона красоты и как она помогает ему выполнять свои ежедневные задачи быстрее, удобнее и эффективнее.
Может ли администратор выполнять задачи эффективнее
Нередко в салонах можно увидеть картину: администратор одной рукой держит телефон и заказывает воду, другой — составляет расписание на месяц, третьей — записывает клиента. Стоп! А откуда у него третья рука?
Из-за того, что у администратора физически нет возможности выполнить все задачи — качество их выполнения может пострадать. Например, сотрудник отвлек админа вопросом о расписании — администратор допустил ошибку при записи клиента.
Логичный выход — уменьшить нагрузку, но при этом из его обязанностей нельзя убрать ни одну функцию — каждая важна и нужна в салоне.
Обязанности администратора могут отличаться в зависимости от типа бьюти-предприятия и его бизнес-модели. Тем не менее в большинстве заведений в задачи администратора входят такие функции:
- работа с расписанием и запись клиентов;
- ответы на звонки и входящие сообщения в мессенджерах;
- анкетирование и сбор данных посетителей;
- приветствие клиентов в салоне;
- консультации по услугам;
- презентация товаров и дополнительных услуг;
- координация работы команды;
- учет рабочего времени сотрудников;
- общение с поставщиками, заказ и прием товаров;
- проведение инвентаризаций;
- приём оплат от клиентов;
- ведение кассового учета;
- подготовка отчетов для руководителя;
- выплата зарплаты мастерам и многое другое.
Глядя на этот список, тяжело поверить, что все задачи может выполнять один человек и при этом выполнять работу качественно. Действительно, чем больше на человеке задач — тем ниже его эффективность и тем выше количество ошибок, которые могут допускать в работе.
Отсюда и пропущенные звонки, и не вовремя заказанные материалы, и накладки в расписании. Как же помочь администратору выполнять задачи быстрее и эффективнее?
Также рекомендуем прочитать статью «Экономим 90 часов в месяц, управляя салоном красоты с Beauty Pro CRM»
Существует три основных способа:
- Расширить штат и нанять дополнительных сотрудников. Не нужно объяснять, что такой способ предполагает увеличение расходов на штат.
- Постараться обучить существующего администратора максимально оптимально использовать время. Но, с одной стороны, администратор может пойти на повышение, или сменить место работы и придется начинать обучение сначала. С другой стороны — время сотрудника всё равно ограничено. И если задач больше, чем времени — никакой тайм-менеджмент не поможет.
- Автоматизировать процессы и выполнять их быстрее благодаря работе с современным программным обеспечением. В таком случае, даже неопытный администратор сможет проще и быстрее выполнять работу, а также избегать ошибок.
Только представьте, насколько вырастет скорость и качество выполнения основных задач в салоне красоты, если использовать современные программы и помочь администратору облегчить его работу. Именно для этого и нужны СRM-системы. Разберемся, что это такое и как с ее помощью превратить хорошего администратора в суперадмина.
Что такое CRM-система
CRM-система — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов.
Она позволяет облегчить и ускорить все основные задачи администратора: запись и учет клиентов, напоминания, работу с повторными визитами, продажи, учет товаров, работу с кассой и многое другое.
Beauty Pro CRM — профильное программное обеспечение для организации учета и управления бьюти предприятиями, которая включает все необходимые инструменты для удобной и продуктивной работы всей команды. С её помощью администраторы смогут выполнять свои ежедневные задачи быстрее, удобнее, допускать меньше ошибок, а также быть более эффективными в работе с клиентами, сервисе, продажах и всех остальных процессах жизнедеятельности салона или клиники.
Давайте подробнее разберём, какие инструменты Beauty Pro CRM помогут сэкономить до 50% рабочего времени администратора.
Также рекомендуем прочитать статью «Воронка продаж в салоне красоты: как понять, где теряются клиенты?»
Как упростить работу администратора с помощью Beauty Pro CRM
Beauty Pro CRM изначально разрабатывалась с учетом специфики работы заведений beauty-бизнеса: салонов красоты, барбершопов, косметологических клиник и других предприятий этой сферы. Именно поэтому её инструменты и модули спроектированы так, чтобы максимально облегчить разнообразные аспекты работы администратора салона красоты.
Работа с клиентами и сервис
Коммуникация с клиентами и сервис — одна из главных задач администратора. Для того чтобы клиенты оставались довольны и возвращались в салон, администратору нужно: внимательно относиться к деталям, знать предпочтения и пожелания клиентов, помнить их особенности, оперативно реагировать на заявки — в общем, буквально предугадывать желания посетителей.
Beauty Pro CRM помогает вывести клиентский сервис на качественно новый уровень, при этом упростив работу администратора. В программе реализовано удобное хранение и пополнение клиентской базы. У каждого клиента есть собственный профайл с подробной информацией о нем. Также систематизация данных о клиентах позволяет автоматизировать общение с посетителями и управлять исходящими звонками прямо из программы.
Администратор сможет:
- В считанные секунды находить информацию о клиенте — детальный профайлы содержат все необходимые данные: ФИО, номер телефона, примечания и пожелания клиента, историю визитов и покупок, а также многое другое.
- Персонализировать общение с каждым клиентом — даже если в прошлый раз клиент был на смене другого администратора, заполненный профайл поможет не упустить ни единой мелочи.
- Обращаться к клиенту по имени при входящем звонке — система выведет на экран карточку клиента, который звонит. Администратору не придется уточнять детали — вся информация о клиенте уже перед глазами.
- Повысить уровень сервиса с помощью умных уведомлений — система автоматически отправит клиентам: подтверждение записи, напоминание о визите, запрос отзыва, приглашение на повторный визит, поздравление с днем рождения и многое другое.
Работа с записями и расчёт клиентов
Запись и расчёт клиентов — один из важнейших процессов в салоне. От него зависит загрузка и, самое главное, — итоговый доход салона и администратора. Электронное расписание в Beauty Pro CRM поможет сделать работу с планированием визитов более удобной и быстрой.
- Удобное электронное расписание позволяет легко и быстро находить удобный слот для записи, переносить визиты.
- Исключается возможность ошибок и накладок — система все посчитает за вас.
- Ускоряется процесс записи — чтобы записать клиента на визит, достаточно трех кликов.
- Упрощается работа с повторными записями — в момент расчета клиента можно сразу записать «через неделю», «через месяц», или на конкретную дату.
- Акции и программы лояльности клиента автоматически учитываются при расчете клиента — в голове не нужно держать лишнюю информацию.
- Модуль онлайн-записи помогает освободить больше времени — до 25% клиентов могут записаться самостоятельно.
Продажи
Администратор салона красоты — это в первую очередь менеджер по продажам. Именно от его работы зависит загрузка и выручка салона. Beauty Pro CRM поможет администратору продавать больше и эффективнее, а умные рекомендации в программе буквально подсказывают какие услуги и товары нужно порекомендовать клиентам.
- Доступ к истории визитов и покупок клиента поможет понимать, какие товары и услуги им интересны.
- Генератор повторных визитов позволяет автоматизировать приглашения на повторные услуги и повысить загрузку салона.
- Рекомендации в чеках помогают продавать больше. Например, если клиент посетил маникюр, при расчете программа предложит администратору порекомендовать клиенту крем для рук и масло для кутикулы.
- Отчет по утерянным клиентам поможет найти клиентов, которые перестали посещать салон и вернуть их.
Кассовый учет и отчетность
Работа с деньгами — неотъемлемая часть работы администратора. Он принимает платежи, пересчитывает кассу, вносит информацию о расходах, составляет отчеты для руководителя. Ошибки в этих процессах непозволительны и могут привести к финансовой ответственности.
Благодаря разделу «Касса» в Beauty Pro CRM администратор может эффективнее работать с финансами, фиксировать операции и не допускать ошибок.
- Облегчается учет финансов благодаря разделению на счета: касса, терминал и другие.
- Фиксация разных статей расходов помогает свести кассу и вспомнить, куда пошел тот или иной платеж.
- Если администратор также занимается выплатой зарплаты, ему не нужно самостоятельно вести расчеты — программа самостоятельно считает ставки, бонусы и проценты за услуги.
- Освобождается время, которое раньше приходилось тратить на составление отчетов для руководителя — все отчеты формируются системой автоматически.
Работа с товарами
Учёт товаров — довольно кропотливый и сложный процесс. Его непросто как организовать и внедрить, так и поддерживать — ведь товарная база салонов красоты может достигать тысяч единиц наименований! Администратору нужно контролировать и планировать заказ товаров, следить за использованием материалов, проводить списания и инвентаризации.
Beauty Pro CRM облегчает работу с товарами и позволяет избежать потерь и недостач. Благодаря программе администратор сможет:
- вовремя заказывать новые поставки товаров и расходных материалов — система напомнит, когда товар на складе заканчивается;
- легко контролировать взаиморасчеты с поставщиками — все данные о поставках и оплатах хранятся в системе;
- значительно быстрее проводить инвентаризации — больше не нужно глазами высматривать артикулы — любой товар находится по поиску, или с помощью считывателя шртих-кода, а программа автоматически считает перерасход и недостачи.
Координация работы команды
Еще одна важная задача администратора — организовывать работу команды. Мало просто составить график работы, потом нужна постоянная включенность в ситуацию: кто вышел на работу, кто заболел, у кого поменялось расписание, а кто-то вообще работает под запись и его нужно уведомлять о рабочих днях.
CRM помогает админу оптимизировать этот процесс, а также избежать путаницы в графиках и невыходов на работу:
- легкая работа с графиками работы, отпусками и больничными — любые изменения отражаются в расписании специалиста в режиме реального времени;
- мобильное приложение для мастеров позволяет администратору не уведомлять каждого специалиста об изменениях расписания — сотрудники могут отслеживать их самостоятельно
- СМС-уведомления о записях незаменимы для оповещения мастеров, которые работают «под запись» — как только в расписании создается запись на нерабочее время специалиста, программа предлагает отправить ему напоминание. Так ни один сотрудник не пропустит информацию о визите клиента.
Как видите, автоматизация и CRM способны повысить эффективность практически всех рутинных задач администратора. В итоге у него освобождается время на главное — общение с клиентами. Попробуйте начать работать с программой и увидите, как обычный администратор становится суперадмином!
Автор:
Алина Притыкина
