Куда уходят деньги? Как снизить расходы в салоне красоты с помощью CRM
2836
Одна из главных задач любого владельца салона — повысить рентабельность своего бизнеса. Для этого используют разные подходы: одни пытаются повысить доходы, другие — оптимизируют затраты, а третьи направляют всё внимание на оптимизацию бизнес-процессов.
Конечно, нужно работать по каждому из перечисленных направлений. Это позволит достигнуть максимально высоких показателей рентабельности. В этой же статье мы затронем один из самых объёмных и вызывающих сложности способов — снижение затрат. А также разберемся, как понизить расходы без потери качества обслуживания.
Снижение расходов салона — с чего начать?
Первое, что нужно сделать для снижения расходов в любом бизнесе — определить, какие именно категории расходов можно урезать. Решение этой задачи начинается с общего анализа экономической ситуации в салоне. Для этого нужно подготовить сводную аналитику расходов салона. Дальше процесс условно делим на этапы.
1. Определите структуру затрат
На этом этапе нужно определить процентное соотношение отдельных видов затрат ко всем расходам и выделить наиболее значительные статьи затрат, которые занимают наибольший объем в общей выборке.
Основные статьи расходов в салоне, это:
- фонд оплаты труда;
- аренда и коммунальные платежи;
- маркетинг;
- материалы для услуг и закупка товаров;
- административные расходы;
- налоги.
Итог этого этапа — понимание, сколько процентов в структуре затрат занимает каждая статья. Например, ФОТ в вашем салоне составляет 40% от расходов.
2. Проведите декомпозицию по каждой статье расходов
Следующий шаг — разделить самые крупные статьи расходов на составляющие. Например, маркетинговые расходы могут состоять из затрат на:
- производство контента;
- затраты на привлечение клиентов (Facebook, Instagram, Google Ads, Яндекс, и т.д.);
- зарплату сотрудникам;
- печать рекламных материалов;
- проведение акций;
- инструменты и сервисы для рекламы.
Декомпозиция расходов позволит разбить крупную задачу на маленькие и отдельно работать с каждой из них. Гораздо проще думать о том, как оптимизировать расходы на привлечение в Facebook, чем решать глобальную задачу «Как снизить затраты на маркетинг, но получать столько же клиентов?».
3. Найдите способы оптимизации затрат
После того как разделите статьи расходов на составляющие, можно принимать отдельные решения по оптимизации каждой статьи. Для этого нужно составить постатейный план снижения затрат, применяя подходящие на различные методы оптимизации расходов. Подробнее рассмотрим их в следующем блоке.
Методы оптимизации затрат в салоне
Существуют разные подходы к снижению затрат. Чем более эффективный способ вы выберете — тем более стабильный результат получите. К возможным методам снижения затрат относятся:
- Простое снижение постоянных или периодических затрат без изменения бизнес-процессов организации. Например, отказ от расходов на корпоративы, служебную развозку, переход на более дешевые расходные материалы и другое.
- Перевод постоянных затрат в переменные (другими словами, привязка затрат к доходу). Это может быть отказ от «ставок» сотрудникам в пользу процентной схемы начисления зарплаты — расходы на зарплату увеличиваются только с увеличением доходной части бюджета, и соответственно уменьшаются со снижением доходов.
- Аутсорсинг — использование внешних исполнителей для решения ряда задач. Например, отказ от содержания в штате бухгалтера в пользу бухгалтерии на аутсорсе.
- Применение новых технологий, которые позволяют снизить расходы. Это может быть использование новых аппаратов, которые позволяют использовать меньше препаратов в косметологии, энергосберегающих технологий и тд.
- Изменение и оптимизация бизнес-процессов салона. Например, автоматизация учёта и списания складских остатков. Такой подход позволяет снизить потери от махинаций сотрудников и перерасходования материалов, при этом оставить качество используемой продукции неизменным.
Описанные способы можно применять в комплексе, ведь каждый из них эффективен по-своему. Но всё-таки одним из самых эффективных и комплексных методов остаётся изменение бизнес-процессов салона красоты и повышение эффективности работы на каждом этапе.
Такой метод позволяет комплексно решить задачу и зарабатывать больше при меньших расходах, а не просто «затыкать возникшие дыры» и экстренно пытаться придумать, от чего еще можно отказаться. Именно в этом вопросе на помощь бьюти-бизнесу приходит автоматизация и специальные программы.
Также рекомендуем прочитать статью «10 главных ошибок, из-за которых салон красоты теряет клиентов».
Что такое автоматизация бизнес-процессов салона и зачем она нужна
Давайте разберёмся, что такое автоматизация бизнес-процессов, как она помогает снижать расходы салоны, и как со всем этим связана CRM.
Простыми словами, автоматизация бизнес—процессов — это когда рутинные задачи полностью или частично выполняет специальная программа, а не сотрудники. Автоматизация бизнес-процессов салона красоты позволяет экономить рабочее время сотрудников, выполнять ряд задач без привлечения людей, а также избежать большинства ошибок, связанных с человеческим фактором.
CRM-система — это программное обеспечение, созданное для автоматизации бизнес-процессов. Существуют программы, которые автоматизируют только часть задач — например, учет клиентов. Также есть CRM-системы с широкой функциональностью, которые полностью покрывают задачи и процессы определённого вида бизнеса.
Beauty Pro CRM — это программное обеспечение для автоматизации и эффективного управления бьюти-бизнесом. Beauty Pro CRM изначально разрабатывалась с учетом специфики работы салонов красоты, косметологических клиник, барбершопов, тату-студий и других подобных предприятий.
Инструменты Beauty Pro CRM помогают повысить эффективность управления и планирования работы салона, и, как следствие, снизить расходы и убытки. Разберем подробнее каждый из этих инструментов.
Также рекомендуем прочитать статью «Почему клиенты не записываются: как увеличить загрузку и повысить продажи салона красоты».
Как CRM помогает управлять расходами
Для того чтобы снизить расходы салона красоты, нужно научиться ими управлять. Управление расходами предполагает: планирование, мониторинг, регулирование расходов и стимулирование экономного распоряжения средствами.
Использование специализированной CRM-системы позволяет бизнесу управлять расходами и рационально использовать деньги по всем статьям затрат. Пользователи Beauty Pro CRM получают целый ряд возможностей.
Анализировать ключевые показатели бизнеса
- В Beauty Pro CRM десятки финансовых отчётов с подробной аналитикой. Они помогают оценить бизнес по множеству параметров и на основании этих данных построить корректную стратегию по снижению расходов. Программа поможет правильно учитывать доходы и расходы, оценить долю каждой статьи расходов от общей суммы расходов, маржинальную часть в продаже услуг и товаров, а также рентабельность бизнеса
- Дашборд — умная панель отчётов для оперативного управления. На одной странице собраны ключевые показатели, благодаря чему вы сможете управлять информацией: отслеживать показатели продаж, эффективности сотрудников, популярность услуг, плотность записи, состояние счетов.
- Отчёт по использованию расходных материалов помогает вовремя обнаружить сотрудников, которые неоптимально расходуют материалы, и услуги, в которых стоимость материалов может превышать доход. Зная эти показатели, вы сможете отслеживать реальную себестоимость услуг и вовремя вносить изменения в ценовую политику.
- Отчёт по эффективности сотрудников помогает принимать верные кадровые решения благодаря точным данным: какие сотрудники пользуются популярностью у клиентов, возвращаются ли к ним посетители, какую выручку и прибыль приносят эти сотрудники.
Эффективнее инвестировать в маркетинг
- Отчёты по маркетингу позволяют подробно проанализировать, затраты на какие источники окупаются и приносят прибыль: сколько клиентов приходит с каждого источника, сколько стоит привлечение, как часто клиенты возвращаются, какой доход они приносят салону за всё время.
- Виджет онлайн-записи — размещённый на сайте, он помогает повысить эффективность затрат на маркетинг и получать на 25% больше заявок.
- Данные из системы можно использовать при настройке рекламных кампаний — так вы сможете показывать рекламу потенциальным клиентам, которые похожи по разным признакам на вашу основную аудиторию.
- Генератор повторных визитов поможет удерживать больше клиентов и мотивировать их возвращаться повторно, тем самым увеличивая окупаемость вложений в рекламу.
Снизить затраты на ключевые процессы
- Автоматизация задач повышает продуктивность администраторов и позволяет успевать больше за меньшее время — задачи, которые в ручном режиме выполняет несколько сотрудников, с программой способен выполнить один.
- Процессы становятся дешевле. Почти все рутинные задачи выполняются автоматически: напоминания о визитах, приглашения на повторные визиты, подсчёт зарплаты, формирование отчётов и другие.
- Удобный электронный журнал, автоматический расчёт зарплат, электронный кассовый учёт — все эти инструменты минимизируют риск ошибок из-за человеческого фактора.
Снизить расходы на закупку товаров и материалов
- Планирование закупок в программе позволяет не замораживать активы в товарных запасах и избежать потерь на списании просроченной продукции.
- Технологические карты привязаны к услугам позволяют автоматизировать учет товаров и контролировать расходы материалов, вовремя обнаруживать перерасходы препаратов, а также находить сотрудников, которые не оптимально используют ресурсы.
Предупредить воровство и махинации
- Точная фиксация всех финансовых операций предупреждает любые махинации с финансами, записями и продажами. В программе фиксируются все платежи, данные о переносах и отменах записей, отмене оплат — никаких продаж «налево».
- Простой процесс инвентаризации помогает выявлять перерасход товаров и недостачи.
- База клиентов — в безопасности. Beauty Pro CRM хранит данные в облачных хранилищах и позволяет настроить разные уровни доступа к информации для разных сотрудников. Мастера не смогут скачать базу клиентов, а администраторы не будут иметь доступа к данным, которые не нужны им в работе.
Видим, что CRM помогает удешевить практически все бизнес-процессы. Это становится возможным за счёт автоматизации рутинных задач, точного контроля и аналитики.
Используйте перечисленные инструменты в своём салоне и увидите, насколько повысится рентабельность вашего бизнеса!
Автор:
Алина Притыкина
