Расчет зарплат в салоне красоты: экономим время и исключаем ошибки с помощью CRM
3894
Вы когда-либо считали, сколько тратите времени на расчет и выплату зарплаты в своем салоне? Даже без точных подсчетов множество владельцев согласятся, что этот процесс — один из главных «поедателей времени» на предприятии.
Например, возьмем небольшой салон красоты на 10 сотрудников. Ставки, проценты, бонусы, штрафы, сложная система мотивации… И сводить все эти данные приходится порой не каждый месяц, а каждую неделю или день. Если еще затесалась какая-то ошибка в подсчетах и выплатах — точно не избежать долгих выяснений с сотрудником и пересчета финансов.
Чем лучше организован процесс начисления и выплаты зарплаты в салоне — тем больше времени остается у руководителей на стратегические задачи по развитию и увеличению дохода. Чтобы вы могли подобрать наиболее оптимальную систему, мы решили изучить этот вопрос подробнее. В статье мы разберем какие бывают способы начислений зарплат в бьюти-бизнесе, их отличия и как организовать процесс так, чтобы минимизировать ошибки и сэкономить время на подсчетах.
Почему начисление зарплат в салоне красоты отнимает так много времени
Первый (и далеко не самый простой) этап в организации оплаты труда в салоне — выбор системы мотивации для сотрудников. Бывают салоны, в которых не встретить даже двух сотрудников с одинаковой системой мотивации. Казалось бы, можно упростить задачу и выбрать одну схему для всего штата, однако, на практике это неэффективно.
У сотрудников отличаются должности, задачи, KPI, опыт и многое другое. Например, зарплата мастера может зависеть от количества оказанных услуг и их суммарной стоимости. Зарплата администратора — от количества рабочих смен и продажи товаров для домашнего ухода. А вот зарплата руководителя зависит уже от итогового финансового дохода салона.
Исходя из этого, вам нужно подобрать разные системы мотивации для:
- директора салона;
- «офисных сотрудников» (бухгалтеров, маркетологов и тд)
- администраторов;
- технического персонала;
- мастеров.
Даже внутри одной из перечисленных категорий зарплата может отличаться. Например, ТОП-мастера оказывают услуги по более высокой цене и получают больший бонус, старшие администраторы зарабатывают больше, чем новички потому, что часто выполняют дополнительные задачи руководителя, и тому подобное.
Давайте разберем основные способы оплаты труда, которые применяются в салоне. Вы сможете выбрать те, которые подходят вам, и затем применить их у себя.
Также рекомендуем прочитать статью «Экономим 90 часов в месяц, управляя салоном красоты с Beauty Pro CRM»
Популярные системы оплаты труда в салоне красоты
За последние 10 лет мы настроили и автоматизировали работу с зарплатой более чем в 3000 салонов красоты, косметологий и клиник, и за время работы отметили наиболее распространенные схемы начисления зарплаты в бьюти бизнесе.
Оклад
Наиболее простая система оплаты труда. Сотрудник получает фиксированный оклад за месяц, за выход, или за час. Как правило, такая схема применяется к специалистам к равномерной загрузкой — администраторам, техническому персоналу и тд. Ее недостаток в том, что сотрудники могут быть мало заинтересованы в улучшении процессов и повышении эффективности, поэтому чистый оклад в салонах применяют достаточно редко.
Процент от оказанных услуг
В таком случае сотрудник получает только процент от стоимости оказанных услуг и мотивирован работать больше. В таком способе начисления зарплаты часто рассчитывается не «чистый» процент, процент с дополнительными отчислениями. Например, процент от стоимости оказанных услуг минус затраты на производство услуги, предоставленные скидки клиентам, стоимость использованных расходных материалов и множество других вариаций.
Как правило, такая схема частично или полностью применяется к большинству мастеров. Недостаток этой системы оплаты в том, что если салон не может обеспечить регулярный поток клиентов, сотрудники фактически сидят без зарплаты и, как следствие, могут начать искать другое место работы.
Фиксированная сумма за оказанные услуги
Эта схема отличается от предыдущей тем, что специалист получает фиксированную оплату за оказанные услуги независимо от того, сколько заплатит клиент. Она может применяться к услугам с вариативной стоимостью, например, к окрашиваниям. Также иногда ее используют, чтобы рассчитать оплату за услуги по абонементам, или рекламные услуги — например, моделям.
Прогрессивная схема оплаты
В таком случае зарплата сотруднику начисляется в зависимости от выполненных целей. Например, если администратор не выполняет план продаж — он получает только оклад, а если выполняет — получает дополнительный бонус. Отличие от процентов в том, что сотрудник мотивирован достичь конкретной планки, чтобы получить повышенную оплату.
Эти три схемы зачастую комбинируются всевозможными способами: оклад за выход + процент от оказанных услуг, оклад за отработанное время + процент, процент от оказанных услуг + бонус за выполнение плана, фиксированная оплата за услугу + прогрессивный бонус от количества дополнительных продаж и еще десятки вариаций.
В прибавку к названным схемам в салонах активно используют дополнительные способы мотивации:
- бонусы за продажу товаров для домашнего ухода;
- процент от проданных сертификатов;
- премии за проданные абонементы;
- премии или повышенный процент мастерам за «своих» клиентов.
Какую бы схему начисления вы в итоге не выбрали, ручное управление системой оплаты труда в салоне отнимает очень много времени и энергии. И чем сложнее схемы и больше сотрудников в салоне, тем больше времени отнимает этот процесс, а также увеличивает количество возможных ошибок в расчетах. По нашим данным, ручной подсчет зарплаты может отнимать от 4 часов до 3 рабочих дней руководителя. Это без учета возможных пересчетов из-за ошибок. Разберем, какие сложности часто возникают при таком способе учета зарплаты на предприятии.
Основные сложности при ручном начислении зарплаты
Чем больше в салоне сотрудников — тем больше шанс допустить ошибки при ручном начислении зарплаты. Такие ошибки могут насторожить сотрудников и испортить имидж работодателя.
Негативно отражаются на рабочем процессе как недоплаты, так и лишние выплаты — оба этих явления отнимают время руководителя и сотрудников, а также снижают уверенность сотрудников в точности всех расчетов в салоне. Это ведет к тому, что сотрудники начинают «подстраховываться» и дополнительно фиксировать свои продажи в отдельном блокноте.
Распространенная ситуация в салонах, где зарплата начисляется вручную — у мастера свой блокнот, у администратора свой, руководитель дополнительно ведет учет где-нибудь в Exel. И раз в неделю или месяц (в зависимости от того, как часто происходит выплата), когда обнаруживается ошибка, минимум 2-3 сотрудника приходят к руководителю с просьбой проверить точность расчетов и руководителю приходится тратить время и делать сверку по всем продажам сотрудника.
Учитывая, что записи о продажах ведутся тоже вручную и могут находить в разных файлах — времени и сил уходит немало. Только подумайте, сколько сотрудников в итоге тратит рабочее время на такие подстраховки и сверки вместо того, чтобы тратить его на повышения квалификации, общение с клиентами и другие задачи, которые влияют на доход салона!
Вот основные сложности, с которыми сталкиваются салоны при таком способе работы с финансами:
- Сотруднику не учли все отработанные дни. В салонах часто кто-то отпрашивается, кто-то кого-то подменяет и не всегда эти изменения корректно фиксируются в табеле рабочего времени. В итоге оклад начисляется неверно и уже потом сотрудники начинают выяснять причины.
- Мастеру начислили зарплату не за все оказанные услуги. Если специалист получил меньшую сумму в качестве процента за оказанные услуги — в дело и вступает тот самый блокнотик. Как правило, это происходит из-за путаницы в журнале и в кассе.
- Сотруднику не посчитали премию за все проданные товары. Если сотрудники получают премии за рекомендации товаров — достаточно сложно вручную вести учет каждой проданной позиции с отметкой о продаже. Из-за этого и возникают расхождения в начислениях.
- Потерялась информация о потраченных материалах. В процедурах, в которых применяются дорогостоящие препараты, расчет процента мастера происходит зачастую не от стоимости услуги, а от стоимости за вычетом цены расходных материалов. Если в салоне не автоматизированы учет и списание товаров, подсчет оплаты за такие процедуры и сведение товарных остатков превращаются в пытку.
Все эти ситуации не только тратят время, но и ухудшают климат в коллективе. Поэтому единственный выход — максимально автоматизировать управление системой оплаты труда в салоне.
Также рекомендуем прочитать статью «Внедряем онлайн-запись в салоне красоты: пошаговая инструкция»
Автоматизируем начисление зарплаты с помощью CRM
Beauty Pro CRM — это комплексная система для автоматизации и управления бьюти-бизнесом. Beauty Pro CRM помогает повысить эффективность работы с клиентами, планированием визитов, организовать точный учет товаров и материалов, предоставляет виджет онлайн записи, инструменты для маркетинга, а также глубокую и детальную аналитику по всем направлениям деятельности салона красоты.
В том числе, в системе предусмотрен модуль для работы с зарплатами, который позволяет автоматизировать все процессы связанные с начислением и выплатами. Только благодаря этому Beauty Pro CRM позволяет сэкономить до нескольких дней рабочего времени руководителя.
Как реализована работа с зарплатами в Beauty Pro CRM
Для того чтобы автоматизировать расчет зарплаты в своем салоне красоты, вам нужно сделать всего 4 шага:
- Внести в систему список услуг и товаров.
- Внести сотрудников и их графики работы.
- Указать схему оплаты для каждого сотрудника.
- Вносить записи в электронное расписание, и проводить оплаты в Beauty Pro CRM.
Система автоматически рассчитает и начислит зарплату для каждого сотрудника. Вы в любой момент сможете просмотреть и сверить начисления, а также осуществить выплату зарплаты — вся информация хранится в программе.
Схемы начисления зарплаты сотрудников могут сильно отличаться в разных салонах, поэтому Beauty Pro CRM поддерживает любые виды мотивации:
-
- Оклад. Возможно начисление оклада ежедневно, помесячно, или за отработанные часы.
- Процент за оказанные услуги. В программе можно настроить расчет процента от стоимости услуги, от стоимости за вычетом использованных материалов, скидок клиентам, фиксированных сумм и множества других комбинаций.
- Процент от оборота салона. Вы можете настроить процент от оборота конкретных позиций, или же учитывать при расчете только рабочее время сотрудника.
- Премии за рекомендации товаров.
- Премии за совершенные администратором записи.
- Премии за продажу сертификатов и абонементов.
- Прогрессивную схему начисления зарплаты. Например, если администратор совершает продаж на сумму до 1000$ — он получает 5% от суммы проданных товаров, а если от 1000$ и выше — уже 7%.
- Также мы способны воплотить практические любые сложные схемы начисления зарплаты. За 10 лет работы среди тысяч клиентов нам встретилась только одна схема, которую мы не смогли полностью воплотить в программе!
Автоматизация расчета оплаты экономит время и значительно упрощает процесс начисления зарплаты, а также помогает избежать ошибок в подсчетах.
Дополнительные возможности для работы с зарплатами
Beauty Pro CRM полностью подстраивается под финансовые процессы любого бьюти предприятия. Поэтому в системе также предусмотрены такие дополнительные возможности:
- В несколько кликов отмечается выплата зарплаты и счет, с которого она произошла. Выплаченная сумма автоматически снимается с указанного счета — в итоге не нужно отдельно сводить баланс в салоне, а финансовые потоки упорядочены и контролируются.
- Можно учесть налоги, штрафы и другие отчисления. Например, если в коллективе принято собирать деньги в подарок коллегам — руководителю больше не нужно выдавать деньги, и сразу забирать часть обратно. Он может отметить одинаковые отчисления для всех сотрудников, указать причину и отложить эти средства.
- За несколько минут можно пересчитать зарплату по новым схемам. Например, вы повысили мастерам процент от оказанных услуг и забыли отметить это в программе. В итоге целый месяц зарплата рассчитывалась по старым схемам — вам достаточно нажать несколько кнопок, и все расчеты станут корректны.
- Возможно отдельно отметить инвестиции от собственника и выплату прибыли. Одна из больших проблем для владельцев салонов — это смешение личных средств и бизнеса. В Beauty Pro CRM есть все инструменты для предупреждения таких случаев.
Благодаря этим функциям вы сможете максимально точно настроить программу под потребности своего бизнеса и избавитесь от необходимости рассчитывать что-то вручную.
Также рекомендуем прочитать статью «Воронка продаж в салоне красоты: как понять, где теряются клиенты?»
Детальная аналитика по начислениям и выплатам
Важный момент в организации оплаты труда — подробные отчеты. При этом необходимо отслеживать, сколько заработал каждый сотрудник, какие суммы вы уже выплатили и какие суммы должны выплатить в будущем. Без такого контроля невозможно построить грамотное финансовое планирование.
Поэтому в системе предусмотрена удобная финансовая аналитика и все данные по зарплате доступны в несколько кликов. Благодаря отчётам в Beauty Pro CRM вы сможете:
- Быстро решать любые споры, если возникли неточности с начислениями. В программе хранится вся история начислений и выплат с детализацией. Достаточно выгрузить выписку для конкретного сотрудника и предоставить ее ему.
- Анализировать прибыльность услуг. Программа показывает, какой процент от стоимости услуг составили расходы на материалы, расходы на зарплаты и премии сотрудникам. Это незаменимые показатели при подсчете плановой себестоимости услуг и анализа прибыльности по каждой услуге.
- Контролировать расходы на фонд оплаты труда. Фонд оплаты труда составляет весомую долю в структуре расходов компании, потому важно заранее планировать расходы на зарплату и не превышать установленный порог. В противном случае работа бизнеса может не приносить ожидаемой прибыли, или даже стать убыточной. Отчеты в Beauty Pro CRM позволяют контролировать расходы на выплату зарплат, а также помогут проанализировать долю затрат на зарплаты в общей структуре расходов компании.
В статье мы рассмотрели, какие сложности возникают при работе с зарплатой и выяснили, как их избежать. Достаточно один раз автоматизировать начисление и выплату зарплаты и вам больше не придется тратить огромное количество времени на этот процесс. Начните использовать функции для оптимизации работы с зарплатой в Beauty Pro CRM и вы больше не вернетесь к ручным расчетам.
Автор:
Алина Притыкина
