Звітність в салоні краси. Топ -10 найкорисніших звітів для керівників
7474
У хорошому салоні краси все має бути прекрасним: і майстри, і матеріали, і інтер’єр, і … звітність. Без повних і детальних звітів, багато керівників салонів краси не знають важливих речей про свій бізнес: в якій кількості витрачаються матеріали на послуги, куди «витікають» гроші, які майстри працюють дуже ефективно, а які упівсили, які рекламні канали ефективні, а від яких немає толку, скільки первинних клієнтів повертаються за послугами, а хто з клієнтів і зовсім перестав відвідувати салон.
Це все одно що спочатку просто милуватися місяцем в нічному небі, а потім поглянути в телескоп і з захопленням розглядати, який різноманітний його рельєф.
Найчастіше, щоб мати уявлення про стан справ, адміністратори або керівники салонів краси роблять журнал обліку в Excel або ведуть записи в простеньких програмах. Але такий підхід не дає, що називається, об’ємного бачення: є значення доходів і витрат, але немає уявлення про фінансові потоки, прибутковості окремих напрямків та іншої важливої інформації. А якщо виникають проблеми з недостачами або розрахунками, на пошук причин йде дуже багато часу і сил.
В автоматизованому салоні краси звіти формуються автоматично, на підставі даних про клієнтів, розкладі, співробітників і постачальників. Внесення цих даних займає не більше (а часто і менше) часу, ніж у випадку з електронними таблицями. А трудовитрат на додаткову обробку не потрібно: програма сама створює інформативні та точні звіти.
Розглянемо 10 найбільш важливих звітів, на думку користувачів програми для обліку Beauty Pro.
1. Рух грошових коштів
Рух грошових коштів — важливий звіт, де зображені всі готівкові та безготівкові розрахунки в салоні краси. Образно кажучи, він показує, скільки грошей заплатили за послуги клієнти, і як були витрачені ці кошти. Звіт складається з двох частин: доходи та витрати.
У розділі «Дохід» зібрані відомості про те, за які послуги або товари отримані гроші.
— Серед джерел доходів:
- Продаж послуг.
- Товари (включаючи карти та сертифікати).
- Надходження на депозит клієнта (ця сума не входить в прибуток).
- Надходження на рахунок компаній (організації, які хочуть оплачувати обслуговування своїх співробітників, можуть поповнити своєрідний персональний рахунок в салоні краси, ця сума також не входить в прибуток).
- Вхідні платежі (повернення боргів, кошти від власника та інші доходи).
У розділі «Витрати» можна бачити куди витрачені гроші. Цей список може бути більше або менше, залежно від того, яка деталізація потрібна для аналітики витрат.
— У списку витрат:
- Виплачена заробітна плата.
- Платежі постачальникам товарів і матеріалів.
- Повернення грошей, якщо клієнт вирішив повернути сертифікат або товар.
- Банківська комісія.
- Суми, які клієнти знімають зі своїх внутрішніх рахунків в салоні.
- Інші платежі, наприклад, орендна плата або витрати на телефон і комунальні послуги.
Система враховує навіть дохід або витрату, пов’язані з округленням чека. Кожну категорію доходів або витрат можна вивчити докладніше, клацнувши на неї мишкою та отримавши детальний звіт.
Що це дає керівникові?
Звичайно, обліком руху грошових коштів займається і бухгалтерія. Але дуже часто основне завдання бухгалтерського та податкового обліку в салоні краси — це своєчасна здача обов’язкових звітів, сплата податків та розрахунок заробітної плати.
При цьому керівник не завжди бачить детальну картину того, що відбувається в салоні: який дохід принесли послуги та продаж товарів, скільки грошей довелося повернути клієнтам, які відмовилися від покупок та багато іншого.
Звіт «Рух грошових коштів» в Beauty Pro дозволяє отримати цю та іншу важливу інформацію швидко і без тривалого вивчення бухгалтерської документації та звітності адміністратора салону краси.
2. Доходи та витрати
Це ще один важливий фінансовий звіт, в якому зображені всі доходи та витрати за день, місяць, рік або довільний відрізок часу.
На відміну від звіту про рух грошових коштів, «Доходи та витрати» дає деталізовану інформацію за напрямками діяльності. Це дає можливість не тільки оцінити прибутковість роботи салону в цілому, але й аналізувати ефективність окремих бізнес-процесів.
Що це дає керівникові?
Іноді, навіть при дуже кваліфікованому бухгалтерському і податковому обліку в салоні краси, керівник не отримує зі звітів достатньої інформації, чому прибуток виявився нижче очікуваного або, того гірше, вийшли збитки.
Деталізовані звіти про доходи та витрати дозволяють керівнику бачити не тільки загальні суми, але і докладний розклад по кожному напрямку діяльності салону: манікюр, перукарські послуги, косметологія та інші. Це дає зрозуміти, які послуги приносять салону більше прибутку, а які менше.
Крім прибутку звіт допомагає контролювати окремо доходи та витрати, а на підставі цього аналізу — приймати вірні управлінські рішення.
Наприклад: У салоні кілька місяців поспіль падає прибуток. Звіт показує, що послуги приносять дохід, виплати по заробітній платі не збільшилися, а ось витрати на матеріали зросли. Якщо закупівельні ціни не змінювалися, це може означати, що майстри стали витрачати більше матеріалів. У цьому випадку хорошим рішенням стане посилення контролю над використанням матеріалів.
3. Фахівці
У звіті зображені результати всіх фахівців салону за обраний період: число обслужених клієнтів, середній чек, підсумковий дохід і його частка в загальному доході салону, прибуток.
Що це дає керівникові?
У кожного майстра свій підхід до клієнтів і свої методи роботи. Хтось працює швидше, а хтось повільно і дуже ретельно. Хтось щедро використовує матеріали, а хтось, навпаки, заощаджує. Хтось обмежується тільки наданням послуги за своєю спеціалізацією, а хтось охоче рекомендує клієнтам супутні товари або колег.
Звичайно, кожен керівник бачить, що всі працюють по-різному. Але поки перед ним не з’являться звіти з конкретними цифрами, всі оцінки будуть суб’єктивними.
Звіт «Фахівці» дає чітке уявлення про те, які витрати пов’язані з конкретним співробітником і яку користь салону він приносить. Крім того, визначивши найбільш ефективних співробітників, ви можете зробити їх методи та професійні маніпуляції стандартами обслуговування. В результаті ваш салон стане ще більш успішним.
4. Чеки по фахівцях
Цей звіт дає повне уявлення про суми, на які надав послуги або продав товарів кожен фахівець. На відміну від попереднього звіту він інтерактивний. Клацнувши на рядок з ім’ям фахівця, можна отримати деталізацію з продажу і послуг, з позначенням часу надання їх.
При формуванні результатів можна вибрати період: день, місяць, рік або будь-який відрізок часу.
Що це дає керівникові?
Якщо керівник не перебуває весь день в салоні, він може не знати наскільки завантажений кожен співробітник.
Звіт «Чеки по фахівцях» показує, в які дні співробітник був особливо зайнятий, а в які дні були простої. Можливо, коригування розкладу допоможе підняти ефективність салону. Ця інформація особливо важлива, коли майстер отримує фіксовану заробітну плату: якщо сума його чеків не перевищує ставку, це прямий сигнал до того, що потрібні перетворення.
5. Утримання первинних клієнтів
Звіт створений, щоб показати керівникам, які клієнти вперше відвідали салон в обраний період і скільки з них прийшли повторно або стали постійними. Клієнти згруповані по співробітниках, які їх обслуговували. Для кожного фахівця вказано число нових відвідувачів і їх імена, а також суми доходів і прибутку.
Дані можна відфільтрувати по співробітниках або мітці «утриманий / загублений».
Що це дає керівникові?
Перший візит формує у клієнта враження про салон краси, що багато в чому впливає на його рішення прийти або не прийти ще раз. Тому дуже праві ті керівники, які приділяють підвищену увагу аналізу перших візитів.
Звіт «Утримання первинних клієнтів» — це відмінний інструмент для оцінки ефективності роботи майстра з відвідувачем, який тільки починає своє знайомство з салоном. Показники успішного утримання — це не тільки привід для заохочення співробітників, але і сигнал до того, що варто придивитися до стилю їх роботи. Можливо, деяким маневрам можна навчити й решту персоналу.
Ще одна корисна особливість цього звіту — можливість побачити джерело залучення клієнта. Це може бути флаєр, рекомендація знайомих або рекламна кампанія. На підставі цих даних керівник може оцінити ефективність тих чи інших маркетингових ходів.
6. Втрачені клієнти
Цей звіт показує, як давно той чи інший клієнт не відвідував салон. У таблиці зображені основні відомості про клієнта, дата останнього відвідування салону і ті послуги, які йому були надані.
Дані можна відфільтрувати за тривалістю перерви у візитах. Наприклад, переглянути всіх, хто не відвідував салон понад два тижні або три місяці.
Що це дає керівникові?
Лояльність клієнта рідко формується з першого разу, причому часто не тому що йому не сподобалося. Просто людина може зацікавитися іншим салоном, наприклад, тим, що ближче до дому або роботи. Або почути хорошу рекомендацію і захотіти познайомитися з іншим майстром. Або отримати вигідну акційну пропозицію і зайти до конкурентів.
Звіт «Втрачені клієнти» покаже повний список тих, хто з тих чи інших причин не заглядав до вас деякий час. На базі цих даних ви зможете почати кампанію з перетворення втрачених клієнтів в постійних. Наприклад, подзвонити та зробити вигідну пропозицію на послугу, якою людина цікавилася раніше.
Як бачите, «втрачені клієнти» — це лише назва звіту. Насправді в ваших силах зацікавити цих відвідувачів своїми послугами та повернути їх в салон.
7. Продаж послуг
У звіті зображені всі послуги, які були надані клієнтам в салоні за вибраний проміжок часу.
Для кожної послуги зазначено:
- Кількість продажів.
- Загальна вартість.
- Витрати на зарплату.
- Матеріали.
- Премії та інші витрати.
- Підсумкова прибутковість.
При натисканні на конкретну послугу розкривається деталізація із зазначенням фахівців і клієнтів.
Що це дає керівникові?
Без автоматизації запис клієнтів часто ведеться в саморобних таблицях Excel, а нерідко і зовсім в паперових журналах обліку салону краси. При такій системі звітності в салоні краси непросто отримати повну «картину» наданих послуг. На зведення усіх даних, дат і сум йде багато часу, а людський фактор збільшує ймовірність помилок. А вже про те, щоб в лічені хвилини сформувати таблицю за різні проміжки часу і говорити не доводиться.
Звіт «Продаж послуг» базується на даних про записи на послуги, які адміністратор регулярно робить, виконуючи свою повсякденну роботу. Тому для отримання звіту не потрібно витрачати час і сили — повний розклад готовий в кілька клац. При цьому можна довільно вибирати звітний період і фільтрувати дані за напрямком діяльності, категорії клієнта або фахівця.
Це відкриває широкі можливості для порівняльного аналізу. Наприклад, допомагає визначити, в який сезон та чи інша послуга має більший попит і, може, запланувати знижки на позиції, які користуються недостатньо високим попитом.
8. Прибутковість послуг
У звіті зібрані всі послуги, які були надані салоном за обраний період (день, місяць, рік або довільний відрізок часу). Для кожної позиції є розшифровка: дохід, витрати на зарплату і матеріали, підсумкова прибутковість.
Дані можна зобразити у вигляді таблиці або діаграми (стовпчикової або кругової).
Що це дає керівникові?
У повсякденній плинності керівник не завжди встигає проаналізувати діяльність салону в розрізі окремих послуг: які з них приносять основний прибуток, а які, можливо, і зовсім збиткові. Це особливо складно зробити, якщо салон не автоматизовано і дані про надані послуги «розкидані» по різних журналах або електронних таблицях.
Звіт «Прибутковість послуг» наочно показує сильні та слабкі сторони салону краси. Використовуючи цю інформацію, керівник може виявити напрямок, який вигідно розвивати та зрозуміти, які послуги вимагають корегування.
9. Продаж товарів
Це детальний звіт про всі товари, які були продані в салоні краси за певний проміжок часу. Дані можна відфільтрувати по складах (якщо їх декілька), категоріям клієнтів, напрямках діяльності та міткам про наявність фіскального чека (ця фільтрація працює тільки при інтегрованому фіскальному реєстраторі).
Що це дає керівникові?
Продаж товарів може стати вагомою статтею доходів майже в кожному салоні. Люди прислухаються до авторитетних порад майстрів і охоче купують засоби професійного догляду за волоссям, шкірою, нігтями. Звіт «Продаж товарів» не тільки дає повну інформацію для контролю грошових потоків, а й допомагає аналізувати ефективність роботи консультантів.
Зручна особливість звіту — по “клац” на кожну позицію відкривається розшифровка, де можна побачити ім’я клієнта, який здійснив покупку. Це допомагає зорієнтувати цільову аудиторію. Наприклад, ви зможете розіслати sms з повідомленням про знижки саме тим клієнтам, які зацікавлені в конкретному товарі.
10. Розрахунки з постачальниками
У звіті зібрана вся інформація про розрахунки з постачальниками: прихід, оплата, продаж, заборгованість.
Що це дає керівникові?
Взаєморозрахунки з постачальниками — важлива і часто трудомістка задача для керівника або адміністратора. Потрібно не тільки контролювати кількість і вартість отриманого товару, а ще й враховувати форму співпраці: деякі постачальники працюють за передоплатою, з деякими розрахунок відбувається при отриманні товару, а хтось працює під реалізацію.
Завдяки автоматизованому обліку всі ці моменти легко враховувати та контролювати. У звіті «Розрахунки з постачальниками» відразу видно всі заборгованості, включаючи ті, які сформувалися після продажу наданого на реалізацію товару. Цей звіт не тільки допомагає впорядкувати й спростити взаємодію з постачальниками, але і дозволяє оцінити, наскільки вигідна та чи інша співпраця.
Висновок
Грамотна звітність в салоні краси — основа контролю та розвитку бізнесу. Причому мова йде не тільки про бухгалтерський баланс салону краси. Коли всі бізнес-процеси автоматизовані, керівник салону не тільки отримує розгорнуті звіти, але і звільняється від плинності та трудомістких перевірок. Крім того, знижується ймовірність механічних помилок, а можливостей для аналізу бізнесу стає набагато більше.
Маючи перед собою повну інформацію про роботу салону, керівник може керувати своїм бізнесом набагато ефективніше: оптимізувати процеси, приймати правильні рішення з управління, знаходити зони розвитку.
У цій статті ми розглянули лише 10 найбільш корисних звітів програми Beauty Pro. Ви можете вивчити можливості програми більш докладно, закачавши безплатну пробну версію.
