Автоматизувати, не можна помилувати: Заощаджуємо 90 годин на місяць, керуючи салоном краси з Beauty Pro CRM
4797
Ви помічали скільки часу забирають, здавалося б, невеликі рутинні завдання в салоні краси? 3 хвилини на нагадування клієнту про записи,10 хвилин на підготовку звіту в кінці дня, 5 хвилин на запрошення клієнта на повторний візит, 5 хвилин на пошук інформації про клієнта — незначні витрати, на перший погляд. Однак в масштабі місяця вони складають суттєву частину робочого часу як адміністратора, так і керівника.
Виконання цих та інших обов’язкових процесів в ручному режимі нераціонально: замість управління бізнесом, тестуванням нових гіпотез і розвитком компанії ви витрачаєте неоціненний час на мікроменеджмент. Розв’язання проблеми є — використовувати профільне програмне забезпечення для спрощення більшості процесів і підвищення їх ефективності.
Автоматизація щоденних бізнес-процесів допоможе вам економити найцінніший ресурс — час. Крім того, автоматизація салону дозволить вам уникнути помилок, пов’язаних з людським фактором, які призводять до додаткових витрат і збитків, а також управляти бізнесом на основі точних даних і глибокої аналітики, приймаючи правильні та виважені рішення.
У цій статті ми розповімо про те, як ви можете заощадити 90 годин на місяць і підвищити продуктивність всієї команди, використовуючи Beauty Pro CRM.
Як Beauty Pro CRM економить робочий час?
Систематизація інформації про клієнтів і їх перевагах, установка і контроль виконання завдань співробітниками, повідомлення клієнтів про запланований візит, запрошення на повторні візити, підготовка звітів, нарахування зарплат з урахуванням всіх можливих схем оплати праці — ось лише кілька прикладів того, що ви можете довірити Beauty Pro CRM і перемикнутися на виконання інших важливих завдань.
Розглянемо докладніше на прикладі різних завдань керівника та адміністратора салону краси, скільки часу можна заощадити автоматизуючи їх виконання?
Упорядкована інформація про клієнтів заощаджує 7.5 годин на місяць
Якщо ви зберігаєте дані про клієнтів в блокнотах або таблицях, пошук потрібної інформації перетворюється в складний квест. Наприклад, клієнт просить записати його до того самого майстра, у якого він був минулого разу, але не запам’ятав ім’я. Або у клієнта алергія на певний продукт, але він забув згадати про це під час запису — в результаті фарбування ви отримуєте незадоволеного клієнта з нападом алергії.
Без системного підходу до ведення бази даних клієнтів неможливо обробити так багато інформації та врахувати її, щоб уникнути помилок. Крім того, ви витрачаєте мінімум 15 хвилин на пошук потрібних даних у своїх записах.
За допомогою Beauty Pro CRM у вас завжди під рукою не тільки базова контактна інформація про клієнтів, але і такі дані як:
- Історія візитів і покупок кожного клієнта — дозволяє істотно прискорити пошук інформації при записі клієнта, а також пропонувати ті послуги й товари, які клієнт придбає з більшою ймовірністю.
- Медична карта клієнтів — містить відомості про алергії, протипоказання та інші особливості. Заощадить час на з’ясування подробиць і застереже від можливих наслідків.
- Фотофіксація процедур — фото до і після, наочні результати процедур.
- Гнучка автоматична сегментація клієнтів — допоможе сформувати різні цільові аудиторії, сформувати актуальні для клієнтів пропозиції та налаштувати рекламні кампанії.
- Історія клієнта (покупки, відвідування, інша корисна статистика) — автоматично оновлюється після здійснення продажу в сервісі.
При автоматизації бази ви не тільки економите час на збір інформації перед процедурою, але і маєте швидкий доступ до історії покупок і послуг, приміток і протипоказань. Це дає необмежені можливості в підвищенні лояльності клієнтів і поліпшення сервісу.
Детальніше про ефективність обліку клієнтів читайте в нашій статті Як правильно вести клієнтську базу салону краси?
Зручний електронний розклад заощаджує 7.5 годин на місяць
Запис клієнта на послугу — прийняти дзвінок, з’ясувати дані, знайти вікно для візиту — в середньому займає 5 хвилин робочого часу адміністратора. Крім того, легко допустити помилку в розрахунку клієнта в ручному режимі, коли доводиться тримати в голові акції та персональні знижки.
З Beauty Pro CRM запис і розрахунок клієнта триває менше ніж хвилину, а можливість допускати помилки зведена до мінімуму. Електронний журнал дозволяє:
- У 2 кліка знайти інформацію про клієнта,
- Швидко знайти вільний слот часу,
- Мінімізувати помилки в розкладі,
- Врахувати всі знижки та програми лояльності при розрахунку,
- Швидко розрахувати клієнта.
Онлайн-запис заощаджує 5 годин на місяць
Ще один інструмент автоматизації запису — віджет онлайн-запису. Клієнти зможуть записуватися самостійно, не витрачаючи свій час на дзвінки та листування з адміністраторами салону. Це дозволить знизити навантаження на телефонні лінії й месенджери, і звільнить вам до 5 годин на місяць.
Ви можете розмістити віджет онлайн-запису для швидкого доступу на сайті, в соціальних мережах Facebook, Instagram, картах Google Maps і 2GIS, на сайтах-каталогах салонів краси, і сайтах-агрегаторах таких, як Mybeauty.ua, Barb.ua, Relax. ua.
Головні вигоди онлайн-запису:
- Клієнти мають можливість записатися в будь-який зручний час, навіть, коли салон не працює.
- Адміністратор не витрачає час на приймання та обробку заявки.
- Клієнтська база салону поповнюється автоматично.
- Ви отримуєте додаткову конкурентну перевагу — більше заявок, ніж ваші конкуренти, у яких немає онлайн-запису.
Мобільний додаток для співробітників заощаджує 7 годин роботи на місяць
Щодня в салоні краси створюється безліч записів до різних майстрів. Кожен фахівець повинен знати, коли у нього запис, яку процедуру він буде виконувати, особливості клієнта, і іншу важливу інформацію.
При ручному управлінні салоном часто виникає плутанина: накладки в розкладі, тому що немає синхронізації адміністратора з майстром. Наприклад, адміністратор забув повідомити про записи, або її перенесення. Крім того, майстри можуть виявитися непідготовленими до візиту клієнта через незнання його історії та протипоказань. Або майстри витрачають додатковий час на уточнення графіка з адміністратором.
Beauty Pro CRM допоможе вам раз і назавжди забути про проблеми в координації команди та заощадити час за допомогою мобільного додатку для співробітників.
Завдяки цьому зручному інструменту, майстри можуть самостійно переглядати:
- Графік і записи,
- Які послуги будуть сьогодні надавати,
- Історію, переваги та примітки по клієнту,
- Зміни та оновлення свого розкладу.
Співробітники миттєво отримують повідомлення про записи та зміни в них, що виключає можливість накладки в розкладі.
Координація співробітників в середньому забирає 15 хвилин на день, так що загальна економія робочого часу з інструментами Beauty Pro CRM складе 7,5 годин на місяць.
Інтеграція з IP-телефонією заощаджує 10 годин на місяць
Багато часу забирає і робота з вхідними та вихідними дзвінками: в середньому в салон надходить 30-50 дзвінків. При використанні IP-телефонії обробка дзвінків відбувається в рази швидше і зручніше.
IP-телефонія дає вам такі переваги:
- При отриманні дзвінка програма автоматично відкриє профіль клієнта, що економить час на з’ясування потрібної інформації й підвищує рівень обслуговування.
- Дзвінки відтворюються в один клік — просто натисніть кнопку виклику в інтерфейсі.
- Втрачені дзвінки фіксуються, що мінімізує ризик втрати клієнта.
- Запис формується набагато зручніше і швидше.
Детальніше про переваги IP-телефонії ви можете прочитати в нашій статті: IP-телефонія з Beauty Pro. Збільште продажу і підвищить якість сервісу у своєму салоні.
Автоматичні повідомлення заощаджують 15 годин роботи на місяць
Щодня адміністратору салону краси доводиться відправляти десятки повідомлень. Це необхідно для того, щоб підтримувати робочий графік салону: нагадати клієнтам про візит, оповістити майстрів про перенесення, і т.д. А також, для поліпшення якості сервісу: клієнтам приємно, коли про них піклуються і проявляють увагу. Наприклад, вітаючи з днем народження у персоналізованому повідомленні.
Розсилка повідомлень вручну віднімає в середньому 1-2 хвилини на кожне повідомлення, тобто не менше 30 хвилин робочого часу на день!
Beauty Pro CRM заощадить час, дозволяючи автоматично відправляти:
- Підтвердження і деталі запису,
- Нагадування клієнтам про записи,
- Повідомлення про скасування, або зміні часу запису,
- Привітання з днем народження для клієнтів,
- Оповіщення про записи для майстрів.
Таким чином, можна не тільки заощадити до 15 годин роботи адміністратора на місяць, але і мінімізувати помилки, обумовлені людським фактором і підвищити лояльність клієнтів.
Автоматизація збору відгуків заощаджує 5 годин на місяць
Зворотний зв’язок від клієнтів дуже важливий для розуміння зон зростання і подальшого розвитку салону.
Автоматичний збір відгуків з допомогою Beauty Pro CRM дає вам можливість:
- Економити час на збір відгуків,
- Отримувати швидкий зворотний зв’язок від клієнтів,
- Оперативно реагувати на негативні відгуки,
- Запобігати повторення інцидентів в майбутньому,
- Збільшити кількість клієнтів, що повернулися,
- Допомагати первинним клієнтам зробити правильний вибір.
Генератор повторних візитів заощаджує 8 годин на місяць
Повертання клієнтів — один з найбільш важливих факторів у салонному бізнесі. Beauty Pro CRM допоможе заощадити час адміністратора, який він витрачає на запрошення клієнтів до повторних візитів (пошук в базі, дзвінки, пошук вільного місця для запису).
У програмі встановлюється автоматичний розрахунок періодичності послуг: наприклад, 14 днів на оновлення манікюру, 30 днів стрижка, і т.д. Клієнт отримує нагадування про записи і йому залишається лише вибрати відповідний час із запропонованого.
Також, кількість повторних візитів часто падає через несистемний підхід адміністратора і людського фактора. Простіше кажучи, адміністратор може забути запросити клієнта на наступний візит після надання послуги. Автоматизація цього процесу повністю виключає такий ризик.
Автоматизація роботи зі складом заощаджує 4 години на місяць
Робота зі складом забирає багато часу та уваги. Контроль витрати матеріалу — необхідно щодня стежити, щоб у майстрів вистачало продукції для роботи. Своєчасна комунікація і розрахунки з постачальниками — якщо забути вчасно замовити й оплатити товар, то не уникнути зірваних записів. Все це не тільки забирає багато сил і енергії, а й часто призводить до помилок і завдає шкоди роботі всього салону.
Beauty Pro CRM також допомагає скоротити час на роботу зі складом і уникнути помилок, а саме:
- Прискорить проведення інвентаризації,
- Заощаджує час на замовлення нових товарів — вам більше не потрібно шукати, що закінчується, програма нагадає про необхідність замовлення товару,
- Автоматично спише продані товари,
- Врахує матеріали, використані при наданні послуги,
- Спростить роботу з накладними,
- Систематизує взаєморозрахунки з постачальниками.
Автоматична підготовка звітів заощаджує 5 годин на місяць
Щодня адміністратор витрачає в середньому 10 хвилин на створення звітності для керівника. Програма допоможе звільнити цей час і автоматично створить необхідні звіти:
- Звіт про виторг і витрати,
- Звіт про продаж послуг і товарів,
- Звіт про денне завантаження салону,
- Звіт про записи на завтрашній день,
- Звіт про клієнтів.
Крім того, Beauty Pro CRM автоматично відправить потрібні звіти керівнику. Час керівника також можна економити за допомогою програми.
Автоматичний розрахунок зарплат заощаджує 4 години на місяць
При нарахуванні заробітної плати співробітникам вручну: на це може йти від 0,5 до 2 робочих днів керівника. При складних схемах нарахування, для різних співробітників необхідно враховувати безліч чинників. Наприклад, знижки, витратні матеріали, і т.д., а це суттєво ускладнює завдання і займає багато часу.
Beauty Pro CRM допоможе:
- Мінімізувати час на підрахунки,
- Враховувати витратні матеріали, планову собівартість і знижки клієнта,
- Використовувати різні схеми розрахунку зарплати для різних послуг,
- Налаштувати премії за продажі, рекомендації та виконання плану.
І звичайно ж, програма попередить помилки в розрахунках
Зрозумілі звіти та аналітика заощаджують 8 годин на місяць
Цифри — основа управління вашим салоном. Деталізовані звіти вкрай важливі для об’єктивної оцінки стану бізнесу.
Необхідно збирати та аналізувати такі дані як ефективність роботи майстрів, які рекламні канали приносять найбільше прибутку, і інше. Робити це вручну — занадто багато роботи, і в разі зниження виторгу або виявленні нестач, ви витратите силу-силенну часу для пошуку причини.
Без CRM системи, на аналіз ефективності роботи у керівника можуть йти 1-2 робочих дні кожного місяця.
За допомогою Beauty Pro CRM ви можете економити час на таких завданнях:
- Аналізувати рентабельність послуг і товарів,
- Виявляти найбільш популярні товари та послуги,
- Аналізувати ефективність роботи персоналу,
- Відстежувати показники утримання клієнтів,
- Аналізувати завантаженість салону,
- Отримувати аналітику роботи програм лояльності та акцій,
- Відстежувати ефективність рекламних кампаній.
Детальніше про звіти радимо прочитати в нашій статті Звітність в салоні краси. Топ 10 найкорисніших звітів для керівників.
Установка і контроль виконання завдань заощаджують 5 годин на місяць
Багато часу та уваги керівника забирає постановка завдань співробітникам і контроль їх виконання. Поставлене усно завдання — втрачене завдання. А крім того, необхідно пам’ятати, кому і що було призначено.
За допомогою Beauty Pro CRM ви можете скоротити час роботи та прямо в програмі:
- Встановлювати завдання,
- Призначати відповідальну особу,
- Додавати коментарі та теги клієнтів,
- Контролювати виконання завдання.
Підіб’ємо підсумки: ручне управління знижує продуктивність і з’їдає величезну кількість робочого часу. Для ефективного управління салоном краси ідеальним рішенням буде автоматизувати всі бізнес-процеси, які можливо. Встановіть Beauty Pro CRM і перестаньте витрачати свій час на рутину.
