Отчетность в салоне красоты. Топ-10 самых полезных отчетов для руководителей
10009
В хорошем салоне красоты все должно быть прекрасно: и мастера, и материалы, и интерьер, и… отчетность. Без полных и детализированных отчетов, многие руководители салонов красоты не знают важных вещей о своем бизнесе: в каком количестве расходуются материалы на услуги, куда «утекают» деньги, какие мастера работают очень эффективно, а какие вполсилы, какие рекламные каналы эффективны, а от каких нет толка, сколько первичных клиентов возвращаются за услугами, а кто из клиентов и вовсе перестал посещать салон.
Это все равно что сначала просто любоваться луной в ночном небе, а потом взглянуть в телескоп и с восхищением разглядеть, как многообразен ее рельеф.
Зачастую, чтобы иметь представление о состоянии дел, администраторы или руководители салонов красоты делают журнал учета в Excel либо ведут записи в простеньких программах. Но такой подход не дает, что называется, объемного видения: есть значения доходов и расходов, но нет представления о финансовых потоках, прибыльности отдельных направлений и другой важной информации. А если возникают проблемы с недостачами или расчетами, на поиск причин уходит очень много времени и сил.
В автоматизированном салоне красоты отчеты формируются автоматически, на основании данных о клиентах, расписании, сотрудниках и поставщиках. Внесение этих данных занимает не больше (а зачастую и меньше) времени, чем в случае с электронными таблицами. А трудозатрат на дополнительную обработку не требуется: программа сама создает информативные и точные отчеты.
Рассмотрим 10 наиболее важных отчетов, по мнению пользователей программы для учета Beauty Pro.
1. Движение денежных средств
Движение денежных средства — важный отчет, где отражены все наличные и безналичные расчеты в салоне красоты. Образно говоря, он показывает, сколько денег заплатили за услуги клиенты, и как были потрачены эти средства. Отчет состоит из двух частей: доходы и затраты.
В разделе «Доход» собраны сведения о том, за какие услуги или товары получены деньги.
— В числе источников доходов:
- Продажа услуг.
- Товары (включая карты и сертификаты).
- Поступления на депозит клиента (эта сумма не входит в прибыль).
- Поступления на счет компаний (организации, которые хотят оплачивать обслуживание своих сотрудников, могут пополнить своеобразный персональный счет в салоне красоты, эта сумма также не входит в прибыль).
- Входящие платежи (возврат долгов, средства от собственника и другие доходы).
В разделе «Затраты» можно видеть куда потрачены деньги. Этот список может быть больше или меньше, в зависимости от того, какая детализация нужна для аналитики расходов.
— В списке затрат:
- Выплаченная заработная плата.
- Платежи поставщикам товаров и материалов.
- Возвраты денег, если клиент решил вернуть сертификат или товар.
- Банковская комиссия.
- Суммы, которые клиенты снимают со своих внутренних счетов в салоне.
- Другие платежи, например, арендная плата или расходы на телефон и коммунальные услуги.
Система учитывает даже доход или расход, связанный с округлением чека. Каждую категорию доходов или затрат можно изучить подробнее, кликнув на нее мышкой и получив детальный отчет.
Что это дает руководителю?
Конечно, учетом движения денежных средств занимается и бухгалтерия. Но очень часто основная задача бухгалтерского и налогового учета в салоне красоты — это своевременная сдача обязательных отчетов, выплата налогов и расчет заработной платы.
При этом руководитель не всегда видит детальную картину того, что происходит в салоне: какой доход принесли услуги и продажа товаров, сколько денег пришлось вернуть клиентам, которые отказались от покупок и многое другое.
Отчет «Движение денежных средств» в Beauty Pro позволяет получить эту и другую важную информацию быстро и без длительного изучения бухгалтерской документации и отчетности администратора салона красоты.
2. Доходы и расходы
Это еще один важный финансовый отчет, в котором отражены все доходы и расходы за день, месяц, год или произвольный отрезок времени.
В отличие от отчета о движении денежных средств, «Доходы и расходы» дает детализированную информацию по направлениям деятельности. Это дает возможность не только оценить прибыльность работы салона в целом, но и анализировать эффективность отдельных бизнес-процессов.
Что это дает руководителю?
Иногда, даже при очень квалифицированном бухгалтерском и налоговом учете в салоне красоты, руководитель не получает из отчетов достаточной информации, почему прибыль оказалась ниже ожидаемой или, того хуже, получились убытки.
Детализированные отчеты о доходах и расходах позволяют руководителю видеть не только общие суммы, но и подробный расклад по каждому направлению деятельности салона: маникюр, парикмахерские услуги, косметология и другие. Это дает понять, какие услуги приносят салону больше прибыли, а какие меньше.
Помимо прибыли отчет помогает контролировать отдельно доходы и расходы, а на основании этого анализа — принимать верные управленческие решения.
Например: В салоне несколько месяцев подряд падает прибыль. Отчет показывает, что услуги приносят доход, выплаты по заработной плате не увеличились, а вот затраты на материалы выросли. Если закупочные цены не менялись, это может означать, что мастера стали расходовать больше материалов. В этом случае хорошим решением станет усиление контроля над использованием материалов.
3. Специалисты
В отчете отражены результаты всех специалистов салона за выбранный период: число обслуженных клиентов, средний чек, итоговый доход и его доля в общем доходе салона, прибыль.
Что это дает руководителю?
У каждого мастера свой подход к клиентам и свои методы работы. Кто-то работает быстрее, а кто-то медленно и очень тщательно. Кто-то щедро использует материалы, а кто-то, наоборот, экономит. Кто-то ограничивается только оказанием услуги по своей специализации, а кто-то охотно рекомендует клиентам сопутствующие товары или коллег.
Конечно, каждый руководитель видит, что все работают по-разному. Но пока перед ним не окажутся отчеты с конкретными цифрами, все оценки будут субъективными.
Отчет «Специалисты» дает четкое представление о том, какие затраты связаны с конкретным сотрудником и какую пользу салону он приносит. Кроме того, определив наиболее эффективных сотрудников, вы можете сделать их методы и профессиональные приемы стандартами обслуживания. В результате ваш салон станет еще более успешным.
4. Чеки по специалистам
Этот отчет дает полное представление о суммах, на которые оказал услуги или продал товаров каждый специалист. В отличие от предыдущего отчета он интерактивный. Кликнув на строчку с именем специалиста, можно получить детализацию по продажам и услугам с обозначением времени оказания услуги.
При формировании результатов можно выбрать период: день, месяц, год или любой отрезок времени.
Что это дает руководителю?
Если руководитель не находится весь день в салоне, он может не знать насколько загружен каждый сотрудник.
Отчет «Чеки по специалистам» показывает, в какие дни сотрудник был особенно занят, а в какие дни были простои. Возможно, корректировка расписания поможет поднять эффективность салона. Эта информация особенно важна, когда мастер получает фиксированную заработную плату: если сумма его чеков не превышает ставку, это прямой сигнал к тому, что нужны преобразования.
5. Удержание первичных клиентов
Отчет создан, чтобы показать руководителям, какие клиенты впервые посетили салон в выбранный период и сколько из них пришли повторно или стали постоянными. Клиенты сгруппированы по сотрудникам, которые их обслуживали. Для каждого специалиста указано число новых посетителей и их имена, а также суммы доходов и прибыли.
Данные можно отфильтровать по сотрудникам или метке «удержан/утерян».
Что это дает руководителю?
Первый визит формирует у клиента впечатления о салоне красоты, что во многом влияет на его решение прийти или не прийти еще раз. Поэтому очень правы те руководители, которые уделяют повышенное внимание анализу первых посещений.
Отчет «Удержание первичных клиентов» — это отличный инструмент для оценки эффективности работы мастера с посетителем, который только начинает свое знакомство с салоном. Показатели успешного удержания — это не только повод для поощрения сотрудников, но и сигнал к тому, что стоит присмотреться к стилю их работы. Возможно, некоторым приемам можно обучить и остальной персонал.
Еще одна полезная особенность этого отчета — возможность увидеть источник привлечения клиента. Это может быть флаер, рекомендация знакомых или рекламная кампания. На основании этих данных руководитель может оценить эффективность тех или иных маркетинговых ходов.
6. Утраченные клиенты
Этот отчет показывает, как давно тот или иной клиент не посещал салон. В таблице отражены основные сведения о клиенте, дата последнего посещения салона и те услуги, которые ему были оказаны.
Данные можно отфильтровать по длительности перерыва в посещениях. Например, просмотреть всех, кто не приходил в салон больше двух недель или трех месяцев.
Что это дает руководителю?
Лояльность клиента редко формируется с первого раза, причем часто не потому что ему не понравилось. Просто человек может заинтересоваться другим салоном, например, тем, что ближе к дому или работе. Либо услышать хорошую рекомендацию и захотеть познакомиться с другим мастером. Или получить выгодное акционное предложение и зайти к конкурентам.
Отчет «Утраченные клиенты» покажет полный список тех, кто по тем или иным причинам не заглядывал к вам некоторое время. На базе этих данных вы сможете начать кампанию по превращению утраченных клиентов в постоянных. Например, позвонить и сделать выгодное предложение по услуге, которой человек интересовался ранее.
Как видите, «утраченные клиенты» — это лишь название отчета. На самом деле в ваших силах заинтересовать этих посетителей своими услугами и вернуть их в салон.
7. Продажа услуг
В отчете отображены все услуги, которые были оказаны клиентам в салоне за выбранный промежуток времени.
Для каждой услуги указано:
- Количество продаж.
- Общая стоимость.
- Расходы на зарплату.
- Материалы.
- Премии и другие затраты.
- Итоговая прибыльность.
При нажатии на конкретную услугу раскрывается детализация с указанием специалистов и клиентов.
Что это дает руководителю?
Без автоматизации запись клиентов часто ведется в самодельных таблицах Excel, а нередко и вовсе в бумажных журналах учета салона красоты. При такой системе отчетности в салоне красоты непросто получить полную «карту» оказанных услуг. На сведение всех данных, дат и сумм уходит много времени, а человеческий фактор увеличивает вероятность ошибок. А уж о том, чтобы в считанные минуты сформировать сводку за разные периоды времени и говорить не приходится.
Отчет «Продажа услуг» базируется на данных о записях на услуги, которые администратор регулярно делает, выполняя свою повседневную работу. Поэтому для получения отчета не нужно тратить время и силы — полный расклад готов в несколько кликов. При этом можно произвольно выбирать отчетный период и фильтровать данные по направлению деятельности, категории клиента или специалисту.
Это открывает широкие возможности для сравнительного анализа. Например, помогает определить, в какой сезон та или иная услуга более востребована и, может быть, запланировать скидки на позиции, которые пользуются недостаточно высоким спросом.
8. Прибыльность услуг
В отчете собраны все услуги, которые были оказаны салоном за выбранный период (день, месяц, год или произвольный отрезок времени). Для каждой позиции есть расшифровка: доход, затраты на зарплату и материалы, итоговая прибыльность.
Данные можно отобразить в виде таблицы или диаграммы (столбиковой либо круговой).
Что это дает руководителю?
В повседневной текучке руководитель не всегда успевает проанализировать деятельность салона в разрезе отдельных услуг: какие из них приносят основную прибыль, а какие, возможно, и вовсе убыточны. Это особенно сложно сделать, если салон не автоматизирован и данные об оказанных услугах «разбросаны» по разным журналам или электронным таблицам.
Отчет «Прибыльность услуг» наглядно показывает сильные и слабые стороны салона красоты. Используя эту информацию, руководитель может выявить направление, которое выгодно развивать и понять, какие услуги требуют корректировки.
9. Продажа товаров
Это подробный отчет обо всех товарах, которые были проданы в салоне красоты за определенный период времени. Данные можно отфильтровать по складам (если их несколько), категориям клиентов, направлениям деятельности и меткам о наличии фискального чека (эта фильтрация работает только при интегрированном фискальном регистраторе).
Что это дает руководителю?
Продажа товаров может стать весомой статьей доходов почти в каждом салоне. Люди прислушиваются к авторитетным советам мастеров и охотно приобретают средства профессионального ухода за волосами, кожей, ногтями. Отчет «Продажа товаров» не только дает полную информацию для контроля денежных потоков, но и помогает анализировать эффективность работы консультантов.
Удобная особенность отчета — по клику на каждую позицию открывается расшифровка, где можно увидеть имя клиента, который совершил покупку. Это помогает таргетировать целевую аудиторию. Например, вы сможете разослать sms с уведомлением о скидках именно тем клиентам, которые заинтересованы в конкретном товаре.
10. Расчеты с поставщиками
В отчете собрана вся информация о расчетах с поставщиками: приходы, оплаты, продажи, задолженности.
Что это дает руководителю?
Взаиморасчеты с поставщиками — важная и часто трудозатратная задача для руководителя или администратора. Нужно не только контролировать количество и стоимость полученного товара, а еще и учитывать форму сотрудничества: некоторые поставщики работают по предоплате, с некоторыми расчет происходит при получении товара, а кто-то работает под реализацию.
Благодаря автоматизированному учету все эти моменты легко учитывать и контролировать. В отчете «Расчеты с поставщиками» сразу видны все задолженности, включая те, которые сформировались после продаж предоставленного на реализацию товара. Этот отчет не только помогает упорядочить и упростить взаимодействие с поставщиками, но и позволяет оценить, насколько выгодно то или иное сотрудничество.
Заключение
Грамотная отчетность в салоне красоты — основа контроля и развития бизнеса. Причем речь идет не только о бухгалтерском балансе салона красоты. Когда все бизнес-процессы автоматизированы, руководитель салона не только получает развернутые отчеты, но и освобождается от текучки и трудозатратных проверок. Кроме того, снижается вероятность механических ошибок, а возможностей для анализа бизнеса становится намного больше.
Имея перед собой полную информацию о работе салона, руководитель может управлять своим бизнесом намного эффективнее: оптимизировать процессы, принимать верные решения по управлению, находить зоны развития.
В єтой статье мы рассмотрели лишь 10 наиболее полезных отчетов программы Beauty Pro. Вы можете изучить возможности программы более подробно, скачав бесплатную пробную версию.
