Бизнес управляет владельцем, или Как вести учет в салоне красоты, чтобы получать прибыль

Views 989

Открывая свой салон красоты, многие владельцы полагаются лишь на собственные теоретические знания и интуицию. Кажется, что главное — преодолеть период открытия бизнеса и обустройства салона, а потом сразу начнется безмятежное время прибылей. Но тут как в случае с айсбергом: все самое масштабное скрыто от глаз.

 

После нескольких месяцев практической работы вдруг обнаруживаются недостачи материалов, ручеек клиентов не спешит превратиться в бурный поток и, главное, неясно, куда деваются деньги и почему нет прибыли.

 

Своим взглядом на главные проблемы в управлении салонами красоты с нами поделился Павел Гринишин, эксперт с 18-летним опытом управления предприятиями бьюти-индустрии.

 

Типичные проблемы в управлении салоном красоты

 

Салон красоты — сложная система со множеством элементов,и только грамотное системное управление позволяет сложить из них рабочую картину.

 

Все ошибки управления салоном красоты можно разделить на две категории: стратегические и тактические. Рассмотрим самые распространенные из них.

 

Ошибки стратегии

 

 

  1. Слабый контроль финансовых потоков

 

Творческий беспорядок — частый спутник креативных личностей. Когда он царит в мастерской или даже на рабочем столе, его можно даже признать частью особого стиля. Но в вопросах учета и контроля финансов, организации бизнес-процессов нужна систематизация и методичность.

 

Вот, например, нередкая ситуация. Куда бы ни поехал владелец салона красоты, он с особым творческим азартом изучает все, что имеет отношение к бизнесу: кремы, краски, лосьоны и многое другое. Нередко после таких поездок ассортимент салона пополняется действительно качественными товарами, которые пользуются популярностью у клиентов. Казалось бы, все отлично: у салона пополнение и все довольны…

Только вот куплены эти товары часто бывают за личные деньги владельца. Так незаметно происходит смешивание личных и деловых финансов, что в итоге очень затрудняет понимание, а где, собственно, прибыль и чему конкретно она равна. А ведь это только один из многочисленных примеров слияния денежных потоков.

 

Решение: систематизировать финансовые потоки. Как? Далее в этой статье мы расскажем об этом подробно.

 

  1. Есть работники, но нет команды

 

Мастера — это чаще всего индивидуалисты. Каждый заботится о своем профессионализме и редко задумывается об интересах общего дела. Если есть какие-то курсы, это добавляет плюсик в опыт мастера, но мало работает на перспективу салона. Завтра его позовут в другой салон, и он уйдет, уведя с собой часть ваших клиентов.

 

Решение:

 

  • не только персональные курсы, но и командные тренинги;
  • продуманная система мотивации, ориентированная не только на индивидуальный успех.

 

  1. Отсутствие планирования на следующий год

 

В начале года кажется, что до следующего года еще далеко, а к концу накапливается столько хлопот, что планированием будущего некогда заниматься. Слишком многие владельцы новых салонов красоты подходят к началу второго года работы без плана, поэтому так велико число заведений, которые закрылись, проработав чуть больше 12 месяцев.

 

Если у вас еще нет бизнес-плана, ваше управление салоном больше похоже на бег белки в колесе: мелькают поставщики, клиенты, рекламщики, а движения вперед нет.

 

Решение: остановитесь и выдохните. Сядьте и напишите бизнес-план на ближайшие 12 месяцев. Продумайте бюджет, решите, как будете вести учет краски и материалов в салоне красоты, оцените возможные риски, предусмотрите сезонные спады. Без всего этого вы словно в тумане, а так будете ясно видеть дорогу, по которой движетесь.

 

«Когда ко мне приходят с вопросом, что сделать, чтобы вывести бизнес на хорошие прибыли, я сразу спрашиваю, есть ли у управленца бюджет на год? Знает ли он все статьи доходов и расходов на ближайшие 12 месяцев? Если ответ «нет», значит, нет нацеленности на прибыль».

Павел Гринишин

 

  1. Пренебрежение CRM-системами

 

Не секрет, что большинство руководителей салонов красоты — творческие люди, которых, мягко говоря, не привлекают документы с большим количеством цифр. Но реальность такова, что без разнообразных отчетов и множества цифр невозможно эффективное управление салоном. Как же быть?

 

Решение, а заодно и хорошая новость: есть способ сделать работу с цифрами и отчетами намного более приятной, чем вы до сих пор себе представляли. Современные CRM-системы предоставляют все необходимые управленческие отчеты в несколько кликов. Причем вносить данные в нее проще и быстрее, чем в электронную таблицу, и как правило это обязанность администратора.

 

«Заказывая аудит, многие руководители салонов даже не имеют на руках основных показателей о своих доходах и расходах хотя бы за 1 год. Все данные у них в разрозненных таблицах или, что еще хуже — в бумажных журналах записей. Неудивительно, что когда встает вопрос подведения итогов, они приходят в ужас. Я бы тоже пришел», — говорит Павел Гринишин.

 

  1. Отсутствие маркетинговой стратегии

 

Очень часто салоны красоты открываются и работают, так сказать, по наитию. Повезло с местом, сделали удачный интерьер и пригласили хороших мастеров — дело пошло, клиенты приходят, в основном по зову сарафанного радио. Дальше продвижение бизнеса происходит спонтанно, по принципу «решать проблемы по мере их обнаружения». Например, руководство салона заметило, что уменьшилось число клиентов и запустило разовую акцию.

 

Практика показывает, что это довольно распространенная схема, и у некоторых она даже срабатывает. Но знаете, что сказали бы на это врачи? Что устранение симптомов облегчает состояние, но не устраняет болезнь.

 

Решение: намного больше шансов сохранить и продвинуть бизнес у тех, кто заранее продумывает маркетинговую стратегию и действует по ней осознанно и планомерно.

 

Ошибки тактики: 5 «нет», которые все портят

 

 

  1. Нет работы по удержанию первичных клиентов

 

О том, что клиента надо правильно встретить, помнят, пожалуй, все. Но присмотритесь, как в вашем салоне провожают клиентов, особенно тех, кто пришел впервые. Что вы знаете о таком клиенте?

 

  • Понравилось ли обслуживание и работа мастера?
  • Запланирован ли следующий визит?
  • Есть контактные данные, чтобы написать или позвонить в будущем?

 

Если ответов на эти вопросы нет или они отрицательные, значит удержание первичных клиентов не налажено. Очень часто салон «выпускает» клиента, совсем не заботясь о том, вернется он или нет. А ведь именно постоянные клиенты приносят основной доход в индустрии красоты. Самое время задуматься, как лучше вести учет клиентов в салоне красоты. Одних только записей в журнале недостаточно.

 

  1. Нет онлайн-записи

 

Иногда,особенно накануне праздников, телефон в салоне красоты просто не умолкает. Одни клиенты хотят записаться, другие изменить время визита, третьи — просто узнать о какой-то услуге. А ведь еще есть звонки поставщиков, арендодателей, мастеров и многих других. В такие моменты не мудрено пропустить несколько звонков, а о кое-каких позабыть.

 

В конце такой предпраздничной гонки многие администраторы чувствуют себя обессиленными, да еще и расписание пестрит «окнами».

 

Онлайн-запись работает сразу по нескольким направлениям:

 

  • Помогает не терять клиентов, ведь те, кто не дозвонились, все равно могут записаться.
  • Разгружает телефонную линию: зная о возможности записаться онлайн, многие даже не станут тратить время на звонок.
  • Привлекает к вам клиентов, которые не любят говорить по телефону или не имеют возможности озвучить свое намерение прийти к вам.

 

Телефон по-прежнему является важным средством связи, но нельзя забывать, что общество постепенно переходит к невербальному общению: через мессенджеры, сайты и социальные сети. Дайте своим клиентам возможность записаться онлайн и почти сразу заметите рост числа посетителей.

 

  1. Нет постоянной связи с клиентами

 

Очень многие салоны работают, что называется, по принципу дня открытых дверей: кто зашел, того и обслуживают. Такой подход еще может быть оправдан, если салон расположен как-то уж очень удачно, но в большинстве случаев эта тактика не гарантирует стабильного дохода.

 

Как уже говорилось, выгоднее делать ставку на постоянных клиентов, а для этого с лояльными посетителями надо поддерживать связь. Деликатно, но при этом не исчезать надолго из вида. Например, включите в стандарты обслуживания обязательное напоминание о записях, периодически информируйте своих клиентов, пусть даже и разовых, об интересных акциях или новинках.

 

  1. Нет планирования склада

 

Планирование склада — один из китов, на которых держится устойчивый бизнес. Если его нет, салон постоянно попадает «то в шторм, то в штиль».

 

Например, когда внезапно выясняется, что запасы того или иного материала критично малы, и всем записанным на завтра клиентам может не хватить, штормит всех: мастера, администратора, владельца, а иногда и клиента. А если заранее не связаться с поставщиками в сезон отпусков или перед длинными праздниками, в салоне может наступить «мертвый штиль», просто потому, что мастерам нечем работать.

 

И это только самые очевидные проблемы, связанные с отсутствием планирования склада.


Нередко владелец салона не понимает, почему уменьшается прибыль, хотя на первый взгляд все в норме: посетителей много, зарплаты мастеров не менялись, закупочные цены на прежнем уровне. Очень часто причины убытков тоже, образно говоря, «лежат на складе». А именно — в отсутствии контроля расхода материалов.

 

  1. Нет хорошего плана на «низкий сезон»

 

Специфика бьюти-индустрии такова, что здесь почти нет сезонности, зато есть частая смена периодов высокой нагрузки затишьями. Практически — после каждого праздника. И, несмотря на то, что календарь основных праздничных событий известен всем заранее, многие салоны красоты все же совершают типовые ошибки:

 

  • Не делают предварительной записи, когда клиент покидает салон перед праздниками.
  • Не запускают скидки на услуги в «низкий сезон».
    Забывают заранее подготовить и продать подарочные сертификаты.
  • Забывают о допродажах и рекомендациях.

 

Можно сказать, что в декабре большинство салонов красоты проходит проверку на прочность. Именно под конец года выявляется большинство ошибок управления, причем некоторые могут даже привести к закрытию бизнеса. О наиболее распространенных декабрьских факапах и способах их избежать мы рассказываем в отдельной статье, советы из которой пригодятся в преддверии любого «низкого сезона».

 

Что делать?

 

  1. Проведите работу над ошибками

 

Когда четкой стратегии нет, отсутствует контроль финансовых потоков,а все записи ведутся «на манжетах», жизнь владельца салона красоты превращается бесконечное в латание дыр. Только заполнили пробелы в расписании, как выяснилось, что на все услуги не хватает материалов. Едва разобрались с поставщиками, как пора сдавать отчеты в налоговую. Когда уж тут анализировать ошибки?

 

Но, все-таки, это надо сделать. Только работа на ошибками поможет вам исправить ситуацию, а также составить план действий на ближайшую и дальнюю перспективу.

 

  1. Полюбите свои цифры

 

Цифры — важная составляющая управления любым бизнесом. Даже таким креативным, как салон красоты. Нежелание владельцы салонов углубляться в отчеты и цифры легко понять — ведь так хочется посвятить свое время и силы чему-то творческому. Но, все же, если пустить учет на самотек, велик риск потерять весь бизнес. Цифры — ваши верные помощники в управлении салоном и уже за это стоит их полюбить.

 

Вот несколько показателей, которые Павел Гринишин называет главными в управлении салоном:

 

  • Число первичных клиентов за определенный период.
  • Коэффициент удержанных/утраченных клиентов.
  • Оборот, прибыльность, рентабельность.
  • Движение денежных средств.

 

Контроль и анализ всех этих данных отнимет у вас намного меньше времени и сил, если установить в салоне программу автоматизации.

К примеру, CRM-система для салона красоты Beauty Pro позволяет учитывать все доходы и расходы, и формирует отчеты в один клик.

 

  1. Анализируйте эффективность расходов

 

Есть множество салонов, открытых, что называется, для души: ради имиджа или просто, чтобы было чем заниматься. Такой подход к бизнесу тоже имеет право на существование, но акцент в нем часто смещен с прибыли. Если же вам нужна прибыль, без анализа эффективности расходов не обойтись.

 

Вот что советует Павел Гринишин по этому поводу:

 

Всегда контролируйте эффективность своих расходов. Например, вы вложили 2% своего дохода в обучение 1-2 мастеров. Проверьте, увеличился ли их средний чек через 2-3 месяца? Если есть рост, значит вложения были эффективными и обучение сотрудников можно продолжить.

 

  1. Следите за использованием материалов

 

Наверное, все владельцы салонов знают, сколько нюансов скрыто в учете использования материалов. Здесь важно не только фиксировать актуальный расход, а еще и контролировать соотношение дохода салона с расходами на материалы.

 

Вот несколько рекомендаций:

 

  • Не просто списывайте материал, потому что мастер так отчитался, а действительно следите.
  • Запросите у своих поставщиков нормы расходования материалов.
  • Сравнивайте показатели доходности и расхода материалов за разные периоды.

 

Ответить на вопрос, как вести учет краски в салоне красоты поможет CRM-система. Например, в программе Beauty Pro в описании каждой услуги можно указать нормативный расход необходимых материалов. При инвентаризации станет понятно, уложились мастера в нормы или надо проконтролировать расходование.

 

Конечно, надо учитывать, что мастера — это творческие личности. Поэтому в расходовании материалов всегда есть погрешность на креатив. Вы можете определить ее при помощи отчетов и компенсировать ценообразованием.

 

  1. Проанализируйте рекламные каналы

 

Реклама необходима для продвижения и развития бизнеса, но все ли рекламные каналы одинаково полезны? Как понять, вкладывать дальше в рекламу или нет? И если да, то в какую именно: печатную продукцию, социальные сети, билборды или, может, бабушек на скамеечке?

 

Тут важны сразу три момента:

 

  • Поэтапное выполнение маркетинговой стратегии.
  • Планирование рекламного бюджета.
  • Контроль расходов и эффективности на каждом этапе.

 

Проще говоря, не стоит вкладывать много во все рекламные каналы одновременно. Эффективнее действовать по принципу: вложи в одно и отследи результат, вложи в другое и сравни.

 

  1. Оцените эффективность мастеров

 

Часто эффективность мастеров оценивается субъективно. Например, мастер, у которого много посетителей в день, кажется более успешным, чем тот, который за смену обслуживает двух-трех постоянных клиентов. При этом анализ среднего чека может показать, что второй мастер приносит салону больше прибыли.

 

Не менее важный момент — премии. Зачастую их тоже назначают, не слишком задумываясь, какую отдачу принесет эта мотивация. В результате сотрудник может быть мотивирован, но прибыль салона все равно уменьшится. Чтобы не оказаться в такой ситуации, стоит всегда сопоставлять объем премий с доходом.

 

В программа учета клиентов салона красоты Beauty Pro помогает оценивать эффективность мастеров сразу с нескольких сторон:

 

  • Продажи и средний чек по каждому мастеру.
  • Количество сделанных сотрудником рекомендаций.
  • Отзывы клиентов в мобильном приложении.

 

  1. Ответьте на вопрос: насколько эффективен ваш администратор?

 

Эффективность администратора важна не меньше эффективности мастеров. Это сотрудник с обширными обязанностями и большой сферой ответственности, который служит связующим звеном между вами, вашими клиентами, остальными сотрудниками и поставщиками.

 

Есть несколько способов проанализировать эффективность администратора, и все они доступны в Beauty Pro. Вот лишь основные:

 

  • Анализ результатов продаж.
  • Отчет о звонках и возможность их прослушивания.
  • Контроль расписания.
  • Анализ прибыльность и рентабельность салона.
  • Количество постоянных и утраченных клиентов.

 

  1. Узнайте, что думают о вас клиенты

 

Даже при очень грамотной маркетинговой стратегии и объемном бюджете следует помнить, что главный рекламный инструмент салона красоты — это репутация. Не получая отзывов от клиентов, вы никогда не узнаете правды о своей репутации.

 

Как узнать, что о вас думают? Вот основные каналы сбора мнений:

 

  • Комментарии в социальных сетях.
  • Отзывы на сайте.
  • Ответы в анкетах или опросах.

 

Обратите внимание: эти каналы будут информативными только тогда, когда вы наладите со своей аудиторией обратную связь.

 

  1. Составьте маркетинговый план

 

Маркетинговый план — важный элемент бизнес-плана, своего рода двигатель развития салона красоты. Он определяет сразу несколько аспектов управления бизнесом:

 

  • Целевую аудиторию и спектр услуг, которые ей нужны.
  • Методы привлечения и удержания клиентов.
  • Подробный план рекламных мероприятий и акций.
  • Маркетинговый бюджет.
  • Способы и инструменты контроля эффективности маркетинговых акций.

 

  1. Установите CRM-систему

 

Сделать все перечисленные шаги и получить от каждого максимальную отдачу поможет программа автоматизации учета в салоне красоты. По мнению Павла Гринишина, только CRM-система обеспечивает бизнесу ту структурность и упорядоченность, которые необходимы для эффективного управления.

 

При этом Павел подчеркивает, что недостаточно просто установить программу, чтобы вести бухгалтерский учет в салоне красоты и составлять простейшее расписание. Надо еще и в полной использовать все инструменты, которые она предоставляет для анализа.


Чтобы помочь руководителям и администраторам салонов красоты эффективно работать с CRM-системой, мы написали статью о десяти самых полезных отчетах Beauty Pro.

 

Заключение

 

 

Без системы мотивации, плана загрузки, расчетов оборота нельзя говорить о прибыли. Чтобы сделать управление салоном красоты более эффективным и поднять рентабельность, нужен системный подход к управлению и обязательный анализ промежуточных результатов: за месяц, квартал, полугодие, год.

 

Мнение экспертов: улучшить салон, который год работал в убыток — сложнее, чем сделать новый. Во-первых, потому что имидж уже сформирован. Во-вторых, потому что сильно запутаны бизнес-процессы.

 

И, все-таки, есть возможность удачно перезагрузиться. Вот, вкратце, что для этого надо:

 

  • Проанализировать результаты того, что сделано.
  • Собрать все цифры о доходах и расходах.
  • Сделать бизнес- и маркетинговый план как минимум на 12 ближайших месяцев.
  • Автоматизировать управление салоном.

 

Скачайте бесплатно программу Beauty Pro и начните улучшать свой бизнес прямо сейчас.

 

 


Похожие статьи: